Kế Toán - Thuế

Cách viết hóa đơn điều chỉnh mã số thuế, nội dung, ĐVT, ngày tháng Update 11/2024

Khi hóa đơn có sai sót về các nội dung như: mã số thuế, đơn vị tính, ngày tháng năm, tên hàng hóa dịch vụ, số tiền viết bằng chữ… mà hóa đơn này đã được kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. 

Trong bài viết này, Công ty Đào Tạo sẽ hướng dẫn các bạn cách lập hóa đơn điều chỉnh trong từng trường hợp sai sót cụ thể:
1. Cách viết hóa đơn điều chỉnh mã số thuế:

Ví dụ: 
– Ngày 30/03/2021, Công ty Thiên Ưng bán hàng cho công ty Hoàng Anh
đã xuất hóa đơn số 0002345, ký hiệu TU/21P
Tại phần thông tin người mua hàng, đã viết mã số thuế của công ty Hoàng Anh là: 0106334355
=> Hóa đơn này đã được 2 bên dùng để kê khai thuế vào quý 1/2021
– Đến ngày 04/5/2020, công ty Hoàng Anh phát hiện ra hóa đơn số 0002345 bị sai mã số thuế (mã số đúng là 0106334335)
=> Vì hóa đơn số 0002345 đã được dùng để kê khai thuế nên 2 bên đã tiến hành lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót vào ngày 04/05/2021.
(Mẫu biên bản các bạn có thể tham khảo tại đây: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất 2021)
=> Sau khi lập biên bản xác nhận sai sót, bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh mã số thuế như sau:
+ Ngày tháng: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký của bên mua
+ Phần hình thức thanh toán: gạch chéo
+ Tại phần nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ mã số thuế đã ghi sai, nội dung điều chỉnh (mã số thuế đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.
+ Các chỉ tiêu còn lại không sai thì gạch chéo
Mẫu hóa đơn điều chỉnh mã số thuế
(Mẫu hóa đơn điều chỉnh mã số thuế)
Vì hóa đơn điều chỉnh số 0003586 chỉ điều chỉnh nội dung là mã số thuế tức là không ảnh hưởng đến tiền thuế. Nên 2 bên không cần phải kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn này
Còn nếu hóa đơn viết sai mà ảnh hưởng đến tiền thuế thì sẽ phải điều chỉnh tăng giảm và kê khai thuế GTGT. Chi tiết các bạn xem tại đây:
2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh số 0003586 và biên bản điều chỉnh hóa đơn, kẹp cùng với hóa đơn số 0002345 để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu
– Bên bán khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0003586 vào cột số sử dụng

Lưu ý: Đối với Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Theo khoản 7 điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC

2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh ngày tháng năm

Ví dụ: 
– Ngày 05/04/2021, Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn bán hàng cho công ty Hoàng Anh đã xuất hóa đơn số 0004286, ký hiệu TU/21P
Tại phần thông tin ngày tháng năm đã ghi là: 04/05/2021
=> Do công ty Hoàng Anh kê khai thuế GTGT theo tháng nên Hóa đơn số 0004286, ký hiệu TU/21P đã được công ty Hoàng Anh kê khai thuế GTGT vào kỳ tháng 5/2021
– Đến ngày 10/07/2021, công ty Thiên Ưng phát hiện ra hóa đơn số 0004286 bị sai ngày tháng (ngày đúng là ngày giao hàng 05/084/2021)
=> Vì hóa đơn bị sai ngày tháng số 0004286 đã được công ty Hoàng Anh kê khai thuế nên:
– 2 bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn vào ngày 10/07/2021 (ghi rõ sai sót về ngày tháng)
– Bên bán – Công ty Thiên Ưng  sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh ngày tháng như sau:
+ Ngày tháng: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (10/07/2021)
+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký của bên mua
+ Tại phần nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ ngày tháng đã ghi sai, nội dung điều chỉnh (ngày tháng đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.
+ Các chỉ tiêu còn lại không sai thì gạch chéo
Mẫu hóa đơn điều chỉnh ngày tháng năm
(Mẫu hóa đơn điều chỉnh ngày tháng năm)
Lưu ý: đối với trường hợp này, mới chỉ có 1 công ty đã kê khai thuế thì vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh (không được thu hồi hóa đơn đã lập trước đó)
Vì hóa đơn điều chỉnh số 0005231 chỉ điều chỉnh nội dung là ngày tháng tức là không ảnh hưởng đến tiền thuế
Nên 2 bên không kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn điều chỉnh này
2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn, kẹp cùng với hóa đơn số 0005231 để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu
– Bên bán khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0005231 vào cột số sử dụng

mời các bạn tham khảo thêm:
(có mẫu hóa đơn điều chỉnh)

3. Cách viết hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa dịch vụ:

Ví dụ: 
– Ngày 25/3/2021, Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn bán Tủ lạnh Toshiba Inverter GR-M25VUBZ(UK) cho công ty Bảo Tín
đã xuất hóa đơn số 0002298, ký hiệu TU/21P
Tại phần tên hàng hóa dịch vụ ghi là: Tủ lạnh Toshiba Inverter GR-AG41VPDZ(XG1)
=> Hóa đơn số 0002298 đã được 2 công ty kê khai thuế vào kỳ quý 1/2021
– Đến ngày 03/5/2021, công ty Thiên Ưng phát hiện ra hóa đơn số 0002298 bị sai tên hàng hóa mà hóa đơn đã được kê khai thuế nên:
– 2 bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn vào ngày 03/05/2021 (ghi rõ sai sót về tên hàng hóa)
– Bên bán – Công ty Thiên Ưng  sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa như sau:
+ Ngày tháng: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (03/05/2021)
+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký của bên mua
+ Tại phần nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ tên hàng hóa đã ghi sai, nội dung điều chỉnh (tên hàng hóa đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.
+ Các chỉ tiêu còn lại không sai thì gạch chéo
Mẫu hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa
(Mẫu hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa)
Vì hóa đơn điều chỉnh số 0003231 chỉ điều chỉnh tên hàng hóa, không ảnh hưởng đến tiền thuế
Nên 2 bên không kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn điều chỉnh này
2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh, kẹp cùng với hóa đơn số 0003231 để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu
– Bên bán khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0003231 vào cột số sử dụng
4. Cách viết hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính
Ví dụ: 
– Ngày 20/2/2021, Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn bán điều hòa cho công ty Tiến Anh
đã xuất hóa đơn số 0002310, ký hiệu TU/21P
Trên hóa đơn tại phần đơn vị tính ghi là: Chiếc
=> Hóa đơn số 0002310 đã được 2 công ty kê khai thuế vào kỳ quý 1/2021
– Đến ngày 09/05/2021, công ty Thiên Ưng phát hiện ra hóa đơn số 0002310 bị sai đơn vị tính (đơn vị tính đúng của điều hòa là Bộ) mà hóa đơn đã được kê khai thuế nên:
– 2 bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn vào ngày 09/05/2021 (ghi rõ sai sót về đơn vị tính)
– Bên bán – Công ty Thiên Ưng  sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính như sau:
+ Ngày tháng: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (09/5/2021)
+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký KD của bên mua
+ Tại phần nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ đơn vị tính đã ghi sai, nội dung điều chỉnh (đơn vị tính đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.
+ Cột đơn vị tính: ghi đơn vị tính đúng là : Bộ
+ Các chỉ tiêu còn lại không sai thì gạch chéo
Mẫu hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính
(Mẫu hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính)
Vì hóa đơn điều chỉnh số 0004231 chỉ điều chỉnh đơn vị tính, không ảnh hưởng đến tiền thuế
Nên 2 bên không kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn điều chỉnh này
2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh, kẹp cùng với hóa đơn số 0004231 để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu
– Bên bán khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0004231 vào cột số sử dụng
Trên đây công ty đào tạo đã hướng dẫn các bạn cách lập mẫu hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót về nội dung: mã số thuế, đơn vị tính, ngày tháng năm, tên hàng hóa dịch vụ trong trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thuế
Còn trường hợp nếu hóa đơn có sai sót nhưng chưa giao chưa giao cho người mua hoặc đã giao nhưng chưa kê khai thuế thì sẽ thực hiện theo quy tại khoản 1 và khoản 2 của thông tư 39. Chi tiết các bạn xem tại đây:

Cách xử lý hóa đơn viết sai: số tiền, tên công ty, ngày tháng, MST, địa chỉ