Ở bài viết trước tròng mục Tự học kế toán trên Excel đã hướng dẫn các bạn Cách ghi sổ nhật ký trên Excel, còn ở bài viết này sẽ nói rõ hơn về quy trình ghi sổ theo hình thức nhật chung để các bạn có thể hiểu sâu hơn về cách ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ này.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
– Sổ Nhật ký đặc biệt.
– Sổ Cái.
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nhìn vào sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên chúng ta thấy để có thể ghi sổ nhật ký chung thì kế toán chúng ta phải căn cứ vào chứng từ kế toán, đó là những hóa đơn, phiếu thu, chi, nhập xuất…
Hàng ngày:
– Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, – Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán đã phát sinh được ghi trên sổ NKC. Trong kỳ bạn đã sử dụng bao nhiêu tài khoản thì sẽ có bấy nhiêu sổ cái tương ứng cho các TK đó.
– Nếu công ty có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Sổ nhật ký đặc biệt là gì thì các bạn xem tại đây: Mẫu sổ nhật ký đặc biệt
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
