Hướng dẫn làm thủ tục đăng ký – Phát hành hóa đơn điện tử
Hiện nay, có 2 loại hóa đơn điện tử, đó là:
+ Hóa đơn điện tử loại cũ thực hiện theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
+ Hóa đơn điện tử loại mới thực hiện theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
=> Tuy nhiên, các bạn cần biết rằng: hiện nay, hóa đơn điện tử loại mới chỉ bắt buộc sử dụng khi cơ quan Thuế có yêu cầu
Khi cơ quan thuế chưa thông báo Công ty chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC thì việc áp dụng hóa đơn thực hiện theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Dưới đây, Công ty đào tạo sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện phát hành hóa đơn điện tử theo cả 2 thông tư
I. Hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng Hoá đơn điện tử theo quy định tại thông tư 32/2011/TT-BTC:
Trình tự thực hiện của doanh nghiệp khi áp dụng HĐĐT
Bước 1. Doanh nghiệp lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử để triển khai
Các bạn vào google hoặc các trang web của Cục thuế địa phương mình để tham khảo danh sách các tổ chức cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn
Bước 2: Chuẩn bị Hồ sơ thông báo phát hành HĐĐT như sau:
1. Ban hành Quyết định áp dụng HĐĐT theo Mẫu đính kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC, có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của đơn vị.
CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG
THƯƠNG MẠI SẢN XUẤT SÔNG CHÂU
MST: 0104964489
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————-
|
|
Số 03/QĐ-HDDT-SC
|
Hà Nội, ngày 24 tháng 02 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SẢN XUẤT SÔNG CHÂU
Về việc áp dụng hóa đơn điện tử
GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SẢN XUẤT SÔNG CHÂU
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số 0104964489 do sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 19 tháng 11 năm 2018
Xét đề nghị của phòng Tài chính – Kế toán.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày 01/03/2021 trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
+ Tên máy tính: Máy tính để bàn Dell OPTIPLEX 9020, U04S2 (Core i7-4770/RAM 8GB/SSD 250GB/DVD)
+ Tên máy in: Máy In Laser Đơn Năng Canon LBP 2900
+ Tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử: Phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE
+ Tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng: Công ty cổ phần MISA – MST: 0101243150
Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn:
|
STT
|
Tên loại hóa đơn
|
Mẫu số hóa đơn
|
Ký hiệu hóa đơn
|
Mục đích sử dụng
|
|
01
|
Hóa đơn giá trị gia tăng
|
01GTKT0/001
|
SC/21E
|
Bán hàng
|
Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
– Định dạng truyền – nhận – lưu trữ hóa đơn là định dạng XML. Chữ ký số tiêu chuẩn chữ ký điện tử XML (DSig).
– Hóa đơn điện tử được tạo lập trên hệ thống MEINVOICE của Misa.
– Các hóa đơn sau khi được tạo lập được lưu trữ trên hệ thống Data Center của Misa, có giải pháp lưu trữ, sao lưu đảm bảo chống mất mát, dễ dàng phục hồi, phòng chống hỏa hoạn.
– Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn
Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Bộ phận bán hàng: đảm bảo cung cấp chính xác các thông tin liên quan đến việc lập chi tiết hóa đơn.
– Phòng kế toán: tạo lập hóa đơn, kiểm tra, báo cáo sử dụng hóa đơn
– Phòng công nghệ thông tin:
+ Hỗ trợ các phòng chức năng, kế toán về mặt kỹ thuật hệ thống phát hành hóa đơn điện tử MeInvoice
+ Phối hợp với bộ phận kỹ thuật Công ty cổ phần Misa để xử lý các vấn đề liên quan đến kỹ thuật hệ thống như: thay đổi cấu trúc dữ liệu, quy trình, quy định… và phần mềm phát hành hóa đơn điện tử
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 24/02/2021. Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.
Nơi nhận:
– Chi cụ thuế quận Nam Từ Niêm
– Như Điều 4 (để thực hiện);
– Lãnh đạo đơn vị;
– Lưu.
|
GIÁM ĐỐC
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ, tên)
|
|
2. Lập Thông báo phát hành HĐĐT theo Mẫu đính kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC hoặc Mẫu TB01/AC tại phần mềm HTKK.
– Nếu các bạn nộp trực tiếp thì sử dụng mẫu số 2: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC:
– Nếu các bạn nộp qua mạng thì làm theo mẫu Thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC của Thông Tư 26/2015/TT-BTC trên phần mềm HTKK để kết xuất XML nộp qua mạng.
3. Tạo HĐĐT mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua, có chữ ký số
Mẫu hóa đơn này do đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tư vấn thiết kế hoặc công ty bạn cũng có thể chọn theo các mẫu thiết kế có sẵn trên phần mềm hóa đơn điện tử của công ty các bạn lựa chọn mua sử dụng.
Bước 3. Gửi Hồ sơ đã chuẩn bị tại bước 2 tới cơ quan quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng HĐĐT theo 1 trong 2 cách:
– Gửi trực tiếp: Bằng bản giấy tại Bộ phận một cửa của cơ quan thuế; hoặc,
– Gửi qua mạng: Truy cập Cổng thông tin điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn, gửi file “XML” Thông báo phát hành HĐĐT đã lập từ phần mềm HTKK, kèm theo Quyết định áp dụng và Hóa đơn mẫu đã tạo.
* Cách gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng như sau:
Bước 1: SCAN hoặc chụp ảnh Quyết định sử dụng hóa đơn (đã ký và đóng dấu) và hoá đơn điện tử mẫu => đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc) để nộp đính kèm theo thông báo phát hành hóa đơn
Bước 2: Kết xuất thông báo phát hành hóa đơn từ phần mềm HTKK theo định dạng “XML” để nộp qua mạng
Bước 3: Truy cập vào website: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ để nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng như các loại tờ khai báo cáo thuế khác
Nếu bước này các bạn chưa thành thạo thì có thể tham khảo tại đây:
Lưu ý:
– Khi thực hiện nộp tờ khai XML mà xuất hiện lỗi “Tờ khai chưa được đăng ký khai thuế qua mạng” thì bạn cần thực hiện đăng ký thêm tờ khai cần nộp
Bằng cách: Chọn “Khai thuế” -> Chọn “Đăng ký tờ khai” -> Chọn “Đăng ký thêm tờ khai” => tìm đến mục THÔNG BÁO HÓA ĐƠN và tích chọn “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” => kéo xuống dưới và bấm “Tiếp Tục” là đã thêm được tờ khai thông báo phát hành hóa đơn
– Để đính kèm được file Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn điện tử mẫu dạng word (.doc) các bạn cần:
Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn thì các bạn thực hiện tra cứu:
Tại trang web https://thuedientu.gdt.gov.vn/ => Bấm chọn “Tra cứu” => Bấm chọn “Tờ khai”
Rồi màn hình hiện thị ra:
Bước 4. Kết quả sử dụng hóa đơn điện tử
Sau thời hạn 02 ngày làm việc, nếu không có ý kiến không chấp nhận từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng HĐĐT.
Thông báo phát hành hóa đơn sẽ được công khai trên website của Tổng cục Thuế sau 2 ngày
Theo Công văn số 4732/TCT-TVQT ngày 19/11/2019 của Tổng cục Thuế thì: Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo phát hành hóa đơn (kèm hóa đơn mẫu) của doanh nghiệp đáp ứng được đầu đủ các nội dung theo quy định, cơ quan thuế có trách nhiệm đăng tải thông báo phát hành hóa đơn đó lên trang website của Tổng cục Thuế.
* Cách tra cứu hóa đơn đã phát hành:
Các bạn vào: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ => chọn Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức cá nhân => Nhập các thông tin “Tham số tra cứu”
Sau khi ấn “Tìm kiếm” các bạn ấn vào “Ngày phát hành” là ra thông tin:
I. Hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng Hoá đơn điện tử theo quy định tại thông tư 68/2019/TT-BTC:
Việc đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thực hiện theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
1. Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
2. Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
3. Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
4. Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
5. Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
