Hướng dẫn cách in hàng loạt trong Mail merge đơn giản, nhanh chóng Update 10/2021

In hàng loạt trong Word với Mail Merge. Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng tính năng Mail Merge để in hàng loạt trong Word, Mail Merge là một tính năng rất hữu ích đối với người soạn thảo văn bản nó giúp người soạn thảo có thể nhanh chóng tạo một văn bản cho nhiều người như: Giấy mời, thông báo, thư cảm ơn,…

1. Chuẩn bị

Khi bạn trộn thư, tệp Excel (Word) sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ thông tin trực tiếp từ bảng tính Excel (Word).

Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel (Word) đã có tất cả thông tin. Nếu bạn muốn thêm thông tin khác, bạn hãy thay đổi hoặc bổ sung bên trang tính Excel (Word) trước khi trộn thư.

Chuẩn bị

Chuẩn bị

2. Những điều quan trọng cần lưu ý với Mail Merge

Các cột trong File Excel (word) phải đồng nhất, không có sự chênh lệch trong các vị trí cần lấy.

Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư.

Ví dụ: Nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố riêng biệt.

Những điều quan trọng cần lưu ý với Mail Merge

Những điều quan trọng cần lưu ý với Mail Merge

Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.

Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

3. Chọn File nguồn để trộn

Bước 1: Mở file Word, chọn tab Mailings > Tại mục Select Recipients, chọn Use an Existing List….

Mở file Word, chọn tab Mailings, tại mục Select Recipents, chọn Use an Existing List...

Mở file Word, chọn tab Mailings, tại mục Select Recipents, chọn Use an Existing List…

Bước 2: Dẫn đến file nguồn, chọn file nguồn > Nhấn Open.

Dẫn đến file nguồn, chọn file nguồn, nhấn Open

Dẫn đến file nguồn, chọn file nguồn, nhấn Open

Bước 3: Chọn tên Sheet > Nhấn OK để mở sheet.

Chọn tên Sheet, nhấn OK để mở sheet

Chọn tên Sheet, nhấn OK để mở sheet

Lưu ý:

– Nếu là File nguồn là File Excel thì bạn cần phải chọn tên Sheet (chọn tên Sheet có dữ liệu nhé)

– Nếu là File nguồn là File Word thì bạn không cần phải chọn gì cả.

4. Chèn dữ liệu tương ứng

Bước 1: Tại tab Mailings > Chọn Insert Merge Field > Chọn Field tương ứng bạn cần chèn vào vị trí File Word là được.

Chọn Field tương ứng bạn cần chèn vào vị trí File Word là được

Chọn Field tương ứng bạn cần chèn vào vị trí File Word là được

Sau khi chèn xong bạn sẽ có được kết quả như hình dưới.

Sau khi chèn xong bạn sẽ có được kết quả như hình dưới.

Sau khi chèn xong bạn sẽ có được kết quả như hình dưới.

5. Hiển thị kết quả

Bước 1: Sau khi chèn xong các Field để xem kết quả bạn vào tab Mailings > Chọn Preview Results.

Sau khi chèn xong các Field để xem kết quả bạn vào tab Mailings, chọn Preview Results

Sau khi chèn xong các Field để xem kết quả bạn vào tab Mailings, chọn Preview Results

Bước 2: Bạn sẽ thấy kết quả tương ứng xuất hiện như hình dưới. Để kiểm tra các mẫu thông tin bạn có thể sử dụng thanh công cụ phía trên để di chuyển qua lại các dữ liệu.

Để kiểm tra các mẫu thông tin bạn có thể sử dụng thanh công cụ phía trên

Để kiểm tra các mẫu thông tin bạn có thể sử dụng thanh công cụ phía trên

6. In hàng loạt trong Mail merge

Bước 1: Sau khi bạn thấy các kết quả chuẩn xác, bạn có thể in ra bằng cách vào tab Mailings > Chọn Print Documents…

Sau khi bạn thấy các kết quả chuẩn xác, bạn có thể in ra

Sau khi bạn thấy các kết quả chuẩn xác, bạn có thể in ra

Bước 2: Lúc này một cửa sổ hiện ra có 3 tùy chọn cho bạn.

All: In tất cả các trang

Current record: In trang hiện hành

From…to…: In từ trang nào đến trang nào (ví dụ từ 1 đến 5)

Lúc này một cửa sổ hiện ra có 3 tùy chọn cho bạn

Lúc này một cửa sổ hiện ra có 3 tùy chọn cho bạn

Bạn có thể in ra trên các loại máy in Canon, máy in HP, máy in Brother,…

7. Một số vấn đề liên quan đến máy in khác

Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN

Máy chủ là máy kết nối máy in và với các máy tính khác. Nếu các máy trạm không có cùng địa chỉ IP với máy chủ thì máy tính của bạn sẽ không thể tìm thấy máy in trong mạng LAN.

Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Cách xử lý lỗi máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN.

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Lý do bởi vì khổ giấy bạn sử dụng để soạn thảo văn bản trên máy tính không tương thích với loại giấy được thiết lập bên trong máy in. Người sử dụng thường gặp phải vấn đề này khi dùng khổ giấy A5. Tuy nhiên, khi in các khổ A4 vẫn có thể bị lỗi.

Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Lỗi máy in chỉ in được 1 trang nguyên nhân và cách khắc phục đơn giản.

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được

Đây là bộ phận kết nối máy tính với máy in, nên khi cáp kết nối gặp sự cố thì máy sẽ không nhận diện được lệnh in mặc dù đã báo Ready To Print. Vì vậy, bạn cần phải kiểm tra cáp đầu tiên nếu gặp phải tình trạng trên.

Bạn có thể tham khảo chi tiết cách khắc phục Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được và cách khắc phục.

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Khi bản in cho ra màu không như mong muốn của bạn hay xuất hiện những vết sọc hay sai màu, bạn hãy tiến hành in một bản kiểm tra đầu in để tìm ra lỗi và cách khắc phục trước khi có ý định thay mới máy in của mình.

Bạn hãy tham khảo cách khắc phục qua bài viết Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in phun màu Canon.

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Lỗi máy in không nhận lệnh in

– Máy tính của bạn đang bị lỗi hệ điều hành.

– Dây cáp kết nối máy in với máy tính có thể bị hỏng hoặc bị lỏng.

– Máy in chưa được bật nguồn.

Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Lỗi máy in không nhận lệnh in – Cách khắc phục nhanh chóng và hiệu quả.

Máy in in ra giấy trắng

– Hộp mực đã hết mực.

– Hộp mực bị hỏng.

– Trục từ máy in đã hỏng.

– Máy in bị tắc đầu phun.

Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Máy in in ra giấy trắng – Nguyên nhân và cách khắc phục nhanh chóng.

Máy in in ra giấy trắng

Máy in in ra giấy trắng

Máy in không kéo giấy

Khi cần in một tài liệu, bạn ra lệnh in và máy đã xác nhận lệnh nhưng khi tiến hành lấy giấy thì không được và nhận được thông báo lỗi: Đèn chuyển sang màu đỏ và báo hết giấy (paper-out).

Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Máy in không kéo giấy – Nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả.

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Lý do có thể bắt nguồn từ việc bạn đổ mực không đúng loại hay không đúng cách, máy in sẽ in mờ chữ. Chất lượng của các loại mực hay mực in chính hãng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng in.

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

– Bề mặt giấy trơn làm ống cuộn không đều.

– Giấy quá mỏng, có độ ẩm cao hoặc giấy bị ẩm do tiếp xúc nước.

– Đặt không đúng cách trên khay in.

Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc – Nguyên nhân và cách khắc phục.

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Với những văn bản dài, bạn có thể căn lề in 2 mặt đối xứng nhau trong Word rồi đóng gáy thành tập nhằm tiết kiệm giấy và nhìn cũng đẹp mắt hơn.

Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word đơn giản, nhanh chóng.

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Máy in không in được file PDF

Yếu tố đầu tiên bạn có thể nghĩ đến khi gặp phải lỗi in ấn là máy in. Trước khi kiểm tra lỗi xuất phát từ phần mềm, bạn hãy tiến hành kiểm tra máy in trước vì đây là nguyên nhân phổ biến nhất bạn có thể gặp phải.

Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Máy in không in được file PDF – Nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả.

Bài viết này đã hướng dẫn cho bạn cách in hàng loạt trong Mail merge đơn giản. Chúc bạn thành công!