Thư điện tử Microsoft Outlook là một hình thức liên lạc, trao đổi thông tin phổ biến đối với cả cá nhân và tổ chức. Thế nhưng sự tấn công của các hacker luôn là vấn đề khiến nhiều người lo lắng. Để tránh mất dữ liệu quan trọng, người ta lựa chọn giải pháp sao lưu email Outlook về máy tính. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách cách lưu email Outlook vào ổ cứng đơn giản.
1. Lưu email Outlook trên ổ cứng
Lưu email Outlook trên ổ cứng dưới dạng MSG
Trong Outlook, bạn có thể chỉ cần nhấp vào bất kỳ email nào bạn muốn lưu trên ổ cứng, sau đó kéo/thả nó vào một thư mục trên ổ cứng hoặc máy tính.
Kéo/thả nó vào một thư mục trên ổ cứng hoặc máy tính
Những thư điện tử này sẽ được lưu ở định dạng MSG. Định dạng tệp này được hỗ trợ rộng rãi và bạn có thể mở hoặc nhập tệp email MSG trong bất kỳ tài khoản Outlook nào.
Lưu email Outlook trên ổ cứng dưới dạng HTML
Ngoài MSG, bạn cũng có thể lưu email từ Outlook sang HTML. Định dạng này tốt cho việc xem trên web. Ngoài ra, HTML có thể được truy cập trên mọi thiết bị, kể cả điện thoại thông minh. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở Outlook và bấm đúp vào bất kỳ email nào bạn muốn lưu.
Bấm đúp vào email mà bạn muốn lưu
Bước 2: Nhấp vào File > Chọn Save as > Từ menu thả xuống, chọn định dạng HTML và nhấp vào Save.
Từ menu thả xuống, chọn định dạng HTML và nhấp vào Save
Bước 4: Lặp lại các bước này cho các email khác mà bạn muốn lưu.
Lưu email Outlook trên ổ cứng ở định dạng PDF
Để lưu email Outlook ở định dạng PDF, trước tiên bạn hãy lưu chúng dưới dạng HTML theo các bước trên rồi sau đó:
Bước 1: Mở email HTML trong bất kỳ trình duyệt web nào bạn sử dụng trên máy tính, chẳng hạn như Google Chrome.
Mở email HTML trong bất kỳ trình duyệt web nào bạn sử dụng
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím CTRL + P và chọn Save as PDF từ Destination > Nhấp vào Save và chọn ổ cứng hoặc thư mục trên máy tính mà bạn muốn lưu email Outlook dưới dạng PDF.
Nhấp vào Save và chọn ổ cứng hoặc thư mục trên máy tính
Lưu email Outlook vào ổ cứng dưới dạng tệp Word
Để lưu email Outlook trên ổ cứng ở định dạng Word, bạn hãy lưu email ở định dạng HTML như trên và sau đó làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở Word và đi tới File, chọn Open > Chọn File HTML bạn cần mở, nhấn Open.
Mở Word và đi tới File, chọn Open và chọn File HTML bạn cần mở
Bước 2: Duyệt qua tệp email HTML đã lưu và mở nó trong MS Word, nhấn vào File > Chọn Save as hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + S và lưu tệp dưới dạng tài liệu Word.
Lưu ý: Bạn không nên kéo/thả nhiều email cùng một lúc vì nó có thể khiến hệ thống bị treo và Outlook gặp sự cố. Ngoài ra, tại một thời điểm, bạn chỉ có thể lưu một email vào HTML, PDF hoặc dưới dạng tài liệu Word.
Chọn Save as hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + S để lưu
2. Sao chép thủ công Outlook PST vào ổ cứng
Nếu bạn đã định cấu hình tài khoản POP3 trên Outlook, tài khoản này sẽ tạo và lưu trữ tất cả các email trong tệp PST theo mặc định. Do đó, bạn chỉ cần duyệt qua vị trí của Outlook PST trên PC và sao chép tệp PST vào ổ cứng để sao lưu.
Trong trường hợp này, bạn phải tìm vị trí tệp PST. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập trên Outlook và nhấn vào File > Chọn Account Settings.
Đăng nhập trên Outlook và nhấn vào File, chọn Account Settings
Bước 2: Nhấp vào Data Files và kiểm tra vị trí chính xác của tệp Outlook PST trên hệ thống của bạn.
Bước 3: Nhấn vào tệp Outlook PST > Nhấp vào tùy chọn Open File Location.
Nhấn vào tệp Outlook PST, nhấp vào tùy chọn Open File Location
Sao chép Outlook PST vào ổ cứng bên trong hoặc bên ngoài để thực hiện việc sao lưu. Tệp PST hoạt động như một bản sao lưu vì nó lưu các email từ Outlook vào ổ cứng. Ngoài ra, định dạng tệp PST được hỗ trợ rộng rãi và bạn có thể nhập nó vào bất kỳ tài khoản Outlook hoặc Office 365 nào để truy cập email và các mục hộp thư khác.
3. Xuất và sao lưu email Outlook trong OST sang tệp PST
Đây là cách dễ nhất, đơn giản và dễ dàng để sao lưu và lưu email Outlook trên ổ cứng. Bằng cách sử dụng công cụ Outlook Import/Export Wizard mà Microsoft cung cấp, bạn có thể lưu các thư điện tử trong Outlook trên tệp OST sang định dạng tệp PST.
Điều này không chỉ giúp sao lưu tất cả email mà còn có thể lưu các mục hộp thư Outlook khác như: Danh bạ, Ghi chú, Lịch, Công việc, Nhật ký,… trong tệp PST. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở MS Outlook, đi tới File và nhấp vào Open, chọn Export to a file > Chọn Next.
Mở MS Outlook, đi tới File và nhấp vào Open, chọn Export to a file
Bước 2: Chọn Outlook Data File (.pst) > Nhấn vào Next.
Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấn vào Next
Lưu ý: Nếu bạn cần lưu email Outlook trên ổ cứng ngoài, hãy kết nối ổ cứng với máy tính của bạn. Các email Outlook của bạn sẽ được lưu trong tệp PST trên ổ cứng.
4. Dùng phần mềm OST to PST Converter Tool
Tải phần mềm OST to PST Converter Tool: TẠI ĐÂY.
Trong trường hợp bạn sử dụng Outlook để truy cập tài khoản IMAP, Exchange hoặc Office 365, Outlook sẽ tạo tệp OST được mã hóa. Để sao lưu email và lưu chúng trên ổ cứng ở định dạng PST hoặc các định dạng tệp khác, bạn có thể sử dụng phần mềm như OST to PST Converter Tool, đặc biệt là khi bạn không thể xuất PST qua Outlook.
Phần mềm OST to PST Converter Tool chuyển đổi tất cả các email Outlook được lưu trữ trong tệp OST sang định dạng PST, EML, MSG, HTML, PDF hoặc RTF cùng một lúc và lưu chúng vào ổ cứng đã chọn. Do đó, không giống như các phương pháp thủ công, bạn không cần phải lặp lại các bước để lưu từng email Outlook ở nhiều định dạng.
Dùng phần mềm OST to PST Converter Tool
Với phần mềm này, bạn cũng có thể chuyển đổi tệp OST hoặc tệp OST không thể truy cập thành PST và lưu tất cả email Outlook, cũng như các mục hộp thư khác vào ổ cứng hoặc máy tính.
