Khi làm kế toán trên Excel hàm Sumif được dùng để : kết chuyển các bút toán cuối kỳ hay tổng hợp số liệu từ sổ Nhật ký chung để lên Bảng cân đối số phát sinh tháng/năm, hoặc tổng hợp số liệu từ bảng kê phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để lên Bảng Nhập xuất tồn kho, lên Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng….và các bảng tính có liên quan.
Hàm Sumif là hàm tính tổng có điều kiện và có cú pháp như sau: SUMIF(range,criteria,sum_range) – Chỉ những ô nào trong vùng điều kiện (range) thỏa mãn điều kiện (Criteria) thì sẽ tính tổng những ô tương ứng trên vùng cần tính tổng (Sum_range).
Kế toán Thiên Ưng xin đưa ra một ví dụ cơ bản để các bạn biết các tính:
Cho bảng lương sau (Bảng lương ngoài thực tế còn rất nhiều Thông tin khác nữa, nhưng mình lấy ví dụ một bảng lương đơn giản thế này để trình bày cho các bạn dễ hiểu).
Yêu cầu: Tính tổng lương của Phòng Kế hoạch.
Sử dụng Hàm SUMIF để tính tổng lương của phòng Kế hoạch:
Sử dụng Hàm SUMIF để tính tổng lương của phòng Kế hoạch:
Nhìn vào ảnh mô tả trên các bạn thấy Kế Toán Thiên Ưng đã sử dụng hàm sumif như sau:
E5 =SUMIF(D5:D12,”Kế hoạch”,E5:E12)
Trong công thức này:
D5:D12 – Vùng điều kiện (Range)
“Kế hoạch” – Điều kiện (Criteria)
E5:E12 – Vùng tính tổng
Khi áp dụng vào trong công việc của kế toán trên Excel chúng ta thấy ở ảnh đầu có rất nhiều F4. Vậy F4 mấy lần có ý nghĩa gì?
- Bấm phím F4 (1 lần): để có giá trị tuyệt đối (tuyệt đối được hiểu là cố định cột và cố định dòng – ($cột$dòng); Ví dụ: $E$12 – tức cố định Cột E và cố định dòng 12
- Bấm phím F4 (2 lần): để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng – được hiểu là cố định dòng thay đổi cột – (cột$dòng); Ví dụ: E$12 – tức cố định dòng 12, không cố định Cột E.
- Bấm phím F4 (3 lần): để có giá trị tương đối dòng và tuyệt đối cột – được hiểu là cố định cột thay đổi dòng – ($cộtdòng); Ví dụ: $E12 – tức cố định Cột E, không cố định dòng 12.
Vào ví dụ cụ thể khi làm kế toán trên Excel:
Để thực hiện kết chuyển chi phí bán hàng trong tháng 1, Kế Toán Thiên Ưng dùng hàm Sumif:
