Khách hàng muốn mua hàng sẽ làm việc với bộ phận bán hàng. Phòng kinh doanh sẽ báo giá, chốt đơn đặt hàng -> Ký hợp đồng kinh tế (Nếu có) để thống nhất về loại hàng hóa, số lượng, quy cách, chất lượng, đơn giá, hình thức thanh toán, thời gian giao hàng, khiếu nại, vi phạm…)
| Nghiệp vụ | Chứng từ | Kiểm tra | Sổ liên quan |
|
Khi bán hàng bên bán sẽ xuất hóa đơn |
HĐ đầu ra |
Tính hợp lệ, hình thức thanh toán, tình trạng thanh toán ( Nếu có viết sai hóa đơn thì xem: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn) |
NKC |
| Nếu có phát sinh chi phí thu mua như vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, bến bãi… |
HĐ đầu vào |
||
| Khi bàn giao hàng hóa kế toán kho tiến hành lập phiếu xuất kho | Phiếu xuất kho |
– Hàng đủ hay thiếu. ( đối chiếu giữa hơp đồng/phiếu giao hàng/hóa đơn với phiếu xuất kho) – Có đúng chủng loại, chất lượng không… |
– Bảng kê phiếu xuất kho – PXK – Sổ chi tiết hàng hóa 156… |
| Nhận tiền thanh toán của bên mua |
Phiếu thu: nếu thanh toán bằng tiền mặt Giấy báo có: nếu thanh toán chuyển khoản |
– Đã thanh toán hết chưa? – Trước đó có nhận được tiền đặt cọc tiền cho NCC không? |
– Sổ chi tiết 111, 112 – Sổ chi tiết công nợ 331 |
Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng trên excel:
Bước 1: Hạch toán trên sổ Nhật ký chung:
1. Khi bán hàng căn cứ vào hóa đơn đầu ra kế toán hạch toán:
Nợ 111/112/131…
Có 511 : Doanh thu
Có 3331: thuế GTGT ( Nếu có)
Có 3331: thuế GTGT ( Nếu có)
Chú ý:
+ Nếu phát sinh công nợ (chưa thanh toán ngay, hoặc trả chậm, trả góp) sẽ xuất hiện tài khoản 131 – phải thu khách hàng. Kế toán phải theo dõi chi tiết công nợ cho khách hàng bằng việc đặt mã cho khách hàng tại Danh mục tài khoản ( sheet: DMTK) -> Sau đó vào sổ chi tiết công nợ 131 để khai báo.
+ Doanh thu: Đối với các công ty kê khai tính thuế theo phương pháp khấu trừ lấy số tiền chưa bao gồm thuế GTGT ( lấy ở dòng cộng tiền hàng trên hóa đơn GTGT). Còn đối với các công ty kê khai tính thuế theo PP trực tiếp: doanh thu là giá đã có thuế ( lấy ở dòng tổng cộng tiền thanh toán trên hóa đơn bán hàng).
+ Thuế đầu ra – 3331: Công ty kê khai theo pp trực tiếp không xuất hiện tài khoản 3331 ở bút toán này.
+ Còn bút toán ghi nhận giá vốn: Khi nào hạch toán bút toán giá vốn ( Nợ 632/Có 156) thì phải phụ thuộc vào phương pháp tính giá xuất kho mà doanh nghiệp các bạn lựa chọn
( xem tại đây: Các phương pháp tính giá xuất kho hàng hóa). Thường thì các doanh nghiệp bên ngoài sẽ chọn pp: bình quân gia quyền => cuối kỳ mới tính được giá xuất kho.
+ Nếu phát sinh công nợ (chưa thanh toán ngay, hoặc trả chậm, trả góp) sẽ xuất hiện tài khoản 131 – phải thu khách hàng. Kế toán phải theo dõi chi tiết công nợ cho khách hàng bằng việc đặt mã cho khách hàng tại Danh mục tài khoản ( sheet: DMTK) -> Sau đó vào sổ chi tiết công nợ 131 để khai báo.
+ Doanh thu: Đối với các công ty kê khai tính thuế theo phương pháp khấu trừ lấy số tiền chưa bao gồm thuế GTGT ( lấy ở dòng cộng tiền hàng trên hóa đơn GTGT). Còn đối với các công ty kê khai tính thuế theo PP trực tiếp: doanh thu là giá đã có thuế ( lấy ở dòng tổng cộng tiền thanh toán trên hóa đơn bán hàng).
+ Thuế đầu ra – 3331: Công ty kê khai theo pp trực tiếp không xuất hiện tài khoản 3331 ở bút toán này.
+ Còn bút toán ghi nhận giá vốn: Khi nào hạch toán bút toán giá vốn ( Nợ 632/Có 156) thì phải phụ thuộc vào phương pháp tính giá xuất kho mà doanh nghiệp các bạn lựa chọn
( xem tại đây: Các phương pháp tính giá xuất kho hàng hóa). Thường thì các doanh nghiệp bên ngoài sẽ chọn pp: bình quân gia quyền => cuối kỳ mới tính được giá xuất kho.
2. Nếu trong quá trình bán hàng mà phát sinh thêm chi phí vận chuyển, bốc dỡ… thuê ngoài thì căn cứ vào mua đơn thuê dịch vụ này kế toán cũng hạch toán trên sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ 6421 – Chi phí bán hàng (TT 200 là 641).
Nợ 1331 – Thuế GTGT đầu vào ( Nếu có – có khi hóa đơn mua vào đó là hóa đơn GTGT).
Nợ 1331 – Thuế GTGT đầu vào ( Nếu có – có khi hóa đơn mua vào đó là hóa đơn GTGT).
Có 111/112/331…
( Nếu chưa thanh toán ngay phát sinh công nợ phải trả người bán TK 331.. Thì các bạn cũng phải đặt mã để theo dõi tại Doanh mục tài khoản => rồi vào sổ chi tiết 331 để khai báo).
3. Nếu trước khi bán hàng có nhận được tiền trước – Tiền đặt cọc, Kế toán hạch toán:
Nợ 111/112
Có 131.. ( chi tiết cho khách hàng)
Bước 2: vào Bảng kê phiếu xuất kho để khai báo.
Căn cứ vào phiếu xuất kho -> kê toán tiến hành vào sheet PXK – bảng kê phiếu xuất kho để khai báo về tên hàng, số lương hàng đã xuất kho:
