Hướng dẫn cách làm bảng tính lương cho nhân viên trên file Excel trong doanh nghiệp
– Thời điểm làm bảng tính lương: Trước khi trả lương (Thường là vào ngày cuối tháng) khi đã xác định được đầy đủ ngày công thực tế đi làm trong tháng.
– Căn cứ để làm bảng tính lương:
+ Hợp đồng lao động: Để xác định các khoản tiền lương và phụ cấp mà người lao động được hưởng.
+ Bảng chấm công: Để xác định ngày công thực tế đi làm -> làm căn cứ tính ra số tiền lương theo thời gian đi làm.
+ Quy chế lương thưởng: Để xác định được cách tính lương (công thức tính lương) của từng bộ phận/từng người lao động khác nhau.
+ Hồ sơ tạm ứng lương (nếu có): để xác định khoản phải trừ vào lương trong tháng nếu chưa hoàn ứng hay đã có quyết định trừ vào lương trong tháng.
+ Và một số loại hồ sơ lao động khác như: Phụ lục hợp đồng, quyết định tăng lương, khen thưởng vào lương…
– Công cụ tính lương: Các bạn cần có 1 file excel thể hiện các thông tin cần thiết để thực hiện tính lương.
Dưới đây công ty đào tạo cung cấp 1 file Excel “Bảng tính lương” mẫu cho các bạn tham khảo:
Để nhìn rõ hơn hoặc tải file mẫu bảng tính lương này về tham khảo thì các bạn bấm vào đây: Mẫu bảng tính thanh toán tiền lương trên Excel
Sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách làm bảng tính lương theo mẫu trên:
| Cột | Cách thực hiện |
|
Cột “Họ và tên“ |
Các bạn đưa toàn bộ người lao động cần được tính lương trong tháng vào đây. Các bạn có thể lấy tại danh sách người lao động hoặc bảng lương của tháng trước liền kề rồi bổ sung thêm các lao động thêm mới trong tháng hoặc loại các lao động đã nghỉ việc từ tháng trước ra. Chúng ta chia làm các bộ phận rõ ràng để đến khi hạch toán chúng ta có dữ liệu (số tiền lương) của từng bộ phận để hạch toán vào các tài khoản chi phí tương ứng với từng bộ phận đó. Ví dụ: Các bạn nhìn vào – Bộ phận quản lý – Tại cột “Tổng Lương Thực Tế” đang có số liệu là 49.833.077 – Căn cứ vào đây, các bạn hạch toán được chi phí tiền lương của bộ phận quản lý là: Nợ 642 – Có 334: 49.833.077 |
| Cột “Lương chính“ |
– Cột này các bạn lấy tại hợp đồng lao động (chú ý thêm về quyết định tăng lương hoặc phụ lục hợp đồng lao động) (nếu có) để đưa mức lương chính của NLĐ vào đây.
– Lương chính là lương chưa bao gồm các khoản phụ cấp, bổ sung khác. Có công ty gọi đây là lương cơ bản.
Lưu ý: Mức lương chính này không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Chi tiết các bạn tham khảo tại đây: Mức lương tối thiểu vùng năm 2021
|
|
Cột: “Phụ cấp” |
Tùy vào đặc thù hoạt động của từng loại hình doanh nghiệp sẽ có số lượng hay tên gọi các khoản phụ cấp khác nhau.
– Các bạn lấy số tiền của từng khoản phụ cấp này tại hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng.
– Đối với các khoản phụ cấp theo lương này các bạn cần phải quan tâm: có được tính vào chi phí được trừ hay không? có bị cộng vào để tính thuế thu nhập cá nhân hay không? và có phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc hay không?… => Để biết rõ được quy định về từng khoản phụ cấp, các bạn vui lòng xem tại cuối bài viết nhé.
|
| Cột “Tổng thu nhập“ |
= Lương chính + Các khoản phụ cấp
– Các bạn có thể dùng hàm Sum để cộng tổng các cột lương và phụ cấp lại.
|
| Cột “Ngày công thực tế“ |
là số ngày mà người lao động đi làm trong tháng. Các bạn đưa số liệu từ bảng chấm công của tháng tính lương vào cột này. Các bạn có thể tham khảo thêm tại đây: Mẫu bảng chấm công trên Excel |
|
Cột “Tổng lương thực tế“ |
Là lương tính theo ngày công đi làm thực tế:
Có 2 cách tính như sau:
Cách 1:
Tổng lương thực tế = Tổng thu nhập / ngày công chuẩn của tháng X số ngày làm việc thực tế.
(Ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ. Ví dụ công ty bạn quy định nhân viên đi làm từ thứ 2 đến thứ 7 và được nghỉ chủ nhật. Tháng 2/2021 có 28 ngày và có 4 ngày chủ nhật và 5 ngày nghỉ được hưởng nguyên lương (là ngày tết âm lịch) thì ngày công chuẩn được xác định là: 28 – (4+5) = 19 ngày)
Cách 2:
Tổng lương thực tế = Tổng thu nhập / 26 X số ngày làm việc thực tế.
(26 hay 24 là do DN quy định).
Chi tiết về 2 cách tính lương này và cách tính tiền lương vào các ngày nghỉ lễ tết có hưởng lương các bạn xem tại đây: Cách tính lương theo các hình thức trả lương trong doanh nghiệp.
– Muốn biết xem doanh nghiệp các bạn áp dụng cách tính nào thì các bạn xem tại quy chế lương thưởng
|
| Cột “Lương đóng BH“ |
cột này được tạo ra với mục đích để thuận tiện cho việc tính các khoản BH trừ vào lương vào tính vào chi phí của doanh nghiệp.
Nguồn số liệu để đưa vào cột này là Mức tiền lương của các nhân viên đang tham gia bảo hiểm trong Hồ sơ tham gia bảo hiểm.
Tiền lương đóng BHXH bắt buộc bao mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác. Các bạn muốn biết những khoản nào phải đóng bảo hiểm, những khoản nào không phải đóng BH thì bạn có thể tìm hiểu tại đấy: Mức tiền lương đóng BHXH năm 2021 Những lao động không thuộc diện phải tham gia bảo hiểm thì cột này các bạn để trống |
| Cột “Các khoản trích tính vào chi phí của DN“ |
Bao gồm có: KPCĐ, BHXH, BHTN, BHYT
– Được tính bằng: Lương đóng BH nhân với tỷ lệ phần trăm trích nộp phần của doanh nghiệp
– Theo quy định tỷ lệ trích nộp doanh nghiệp chịu như sau:
+ Kinh phí công đoàn: 2% x Lương đóng BH
+ Bảo hiểm xã hội: 17,5% x Lương đóng BH
+ Bảo hiểm y tế: 3% x Lương đóng BH
+ Bảo hiểm thất nghiệp: 1% x Lương đóng BH
|
|
Cột “Tổng cộng“ |
= Tổng Các khoản trích tính vào chi phí của DN – Các bạn có thể dùng hàm Sum = Sum(KPCĐ + BHXH + BHTN + BHYT) |
| Cột “Các khoản trích trừ vào lương“ |
Bao gồm có: BHXH, BHTN, BHYT
– Được tính bằng: Lương đóng BH nhân với tỷ lệ phần trăm trích nộp phần của người lao động
– Theo quy định tỷ lệ trích nộp người lao động chịu như sau:
+ Bảo hiểm xã hội: 8% x Lương đóng BH
+ Bảo hiểm y tế: 1,5% x Lương đóng BH
+ Bảo hiểm thất nghiệp: 1% x Lương đóng BH
|
| Cột “Tổng cộng“ |
= Tổng Các khoản trích trừ vào lương – Các bạn có thể dùng hàm Sum = Sum(BHXH + BHTN + BHYT) |
| Cột “Thuế TNCN“ |
Vì thuế thu nhập cá nhân là loại thuế được tính theo thời hạn của hợp đồng và cư trú hay không cư trú nên nó không tương thích với bố cục của bảng tính lương.
Do đó, thường thì doanh nghiệp sẽ lập 1 bảng tính thuế TNCN ra 1 file riêng, sau khi đã tính được ra số thuế TNCN phải khấu trừ rồi thì đưa số liệu vào bảng lương này.
Về mẫu bảng tính thuế TNCN thì các bạn có thể tham khảo tại đây: Mẫu bảng tính thuế TNCN
Để biết vì sao trong bảng tính lương trên có người bị trừ thuế TNCN, có người không bị thì mời các bạn tham khảo tại đây: Cách tính thuế TNCN
|
| Cột “Tạm Ứng“ |
– Là số tiền phải trừ vào lương nhân viên trong 2 trường hợp:
1. Trong tháng nhân viên đã được tạm ứng lương (nhận trước tiền lương của tháng)
Các bạn làm kế toán lưu ý theo dõi chi tiết khoản tạm ứng lương này để không bị quên hay bỏ sót nhé. Trong tháng tạm ứng lương rồi mà cuối tháng không trừ đi số đã ứng là sẽ tính thừa lương thực lĩnh.
2. Trong tháng có tạm ứng đi công tác có số tiền thừa nhưng chưa hoàn ứng và có quyết định trừ vào lương cuối tháng.
|
| Cột “Ngày nghỉ hưởng lương“ |
Hiện nay, quy định về các ngày nghỉ được hưởng nguyên lương đang được thực hiện theo quy định của bộ luật lao động số: 45/2019/QH14 Trong tháng 2 năm 2021, chúng ta có 5 ngày nghỉ được hưởng nguyên lương đó là: 5 ngày Tết âm lịch Tiền lương làm căn cứ để trả cho người lao động trong ngày nghỉ lễ, tết là tiền lương theo hợp đồng lao động chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của người sử dụng lao động, nhân với số ngày người lao động nghỉ lễ, tết có hưởng lương. Để biết chi tiết về cách tính lương những ngày nghỉ lễ tết này là những khoản nào, có bao gồm các khoản phụ cấp không? Các bạn xem tại đây: Cách tính tiền lương ngày nghỉ lễ tết |
|
Cột “Thực Lĩnh“ |
– Thực lĩnh: là số tiền mà người lao động nhận được sau khi các khoản giảm trừ theo lương.
Thực lĩnh = Tổng lương thực tế – Tổng các khoản trích BH trừ vào lương – Thuế TNCN (nếu có) – Tạm ứng (Nếu có)
|
Sau khi các bạn làm xong bảng tính lương này chúng ta trình lên kế toán trưởng và giám đốc để họ ký duyệt.
Để cho chi phí tiền lương này được hợp lý hợp lệ, tất cả những người trên bảng lương đều phải ký vào cột ký nhận, để chứng minh doanh nghiệp đã chi trả tiền.
mời các bạn tham khảo thêm:
Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để cho chi phí tiền lương này được hợp lý hợp lệ, tất cả những người trên bảng lương đều phải ký vào cột ký nhận, để chứng minh doanh nghiệp đã chi trả tiền.
mời các bạn tham khảo thêm:
Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Bảng tổng hợp các khoản phụ cấp phải tham gia bảo hiểm bắt buộc và tính thuế TNCN:
| Loại phụ cấp | Về Thuế TNCN | Về bảo hiểm bắt buộc |
|
Phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm, Thâm niên |
Bị tính vào thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN |
Phải cộng vào để tham gia BHBB |
|
Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm. Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực. |
Không bị tính thuế TNCN | |
| Điện thoại |
– Được miễn thuế TNCN theo mức khoán chi quy định của doanh nghiệp
– Trường hợp Công ty chi cao hơn mức khoán chi đã quy định thì phần chi cao hơn này bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
|
Không phải cộng vào để tham gia BHBB |
| Tiền ăn |
– Được miễn tối đa: 730.000 đồng/người/tháng, không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN,
– Nếu mức chi cao hơn 730k thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động
|
|
| Hỗ trợ nhà ở | Tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.” |
Về thuế thu nhập doanh nghiệp: Để chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp nêu trên được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp phải thể hiện rõ về mức hưởng và điều kiện được hưởng ở 1 trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, quy chế tài chính, thỏa ước lao động tập thế…
KẾ TOÁN THIÊN ƯNG chúc các bạn làm tốt!
