Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho dùng để theo dõi về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mặt hàng trong từng kỳ báo cáo, tổng hợp phần giá trị từ các bảng kê, sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa, nhằm đối chiếu với số liệu tài khoản 152, 153,155,156 trên Sổ Cái hoặc Nhật Ký Sổ Cái. Ngoài ra, bảng tổng hợp nhập xuất tồn còn dùng để tính ra đơn giá xuất kho đối với các công ty áp dụng cách tính đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ.
1. Mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn trên Excel:
Trên đây là mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hóa – TK 156
Nếu công ty các bạn có phát sinh xuất nhập các loại hàng tồn kho khác như: Nguyên Vật Liệu, Thành Phẩm, dụng cụ thì cũng sử dụng mẫu này nhưng cần lưu ý là khi lập hay in báo cáo ra thì mỗi bảng tổng hợp nhập xuất tồn chỉ để thể hiện cho 1 loại hàng tồn kho (theo 1 số hiệu tài khoản kế toán tương ứng)
(Tức là phải báo cáo riêng từng loại hàng tồn kho).
Còn khi làm bảng tính trên Excel thì các bạn có thể thực hiện tổng hợp riêng từng loại hàng tồn kho vào từng bảng hoặc tổng hợp tất cả hàng tồn kho vào 1 bảng và tạo bộ lọc (theo mã tài khoản) để chọn xem từng loại hàng tồn kho cụ thể theo tài khoản kho đó.
2. Mẫu bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho:
2. Mẫu bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho:
3. Cách lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn trên Excel:
– Căn cứ để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn là: sổ chi tiết NLV, CCDC, Hàng Hóa hoặc bảng kê nhập xuất
Dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hóa (của tháng 4/2021) từ bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho hàng hóa đã thực hiện trong kỳ (tháng 4)
Với bảng tổng hợp nhập xuất tồn thì chúng ta cần tổng hợp 4 thông tin, gồm có:
Dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hóa (của tháng 4/2021) từ bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho hàng hóa đã thực hiện trong kỳ (tháng 4)
Với bảng tổng hợp nhập xuất tồn thì chúng ta cần tổng hợp 4 thông tin, gồm có:
+ Tồn đầy kỳ: Lấy từ cột tồn cuối kỳ của bảng tổng hợp N-X-T của kỳ trước (Tháng 3/2021)
+ Nhập trong kỳ: là số hàng hóa được nhập vào trong kỳ (Tháng 4/2021), lấy từ bảng kê nhập xuất (theo các phiếu nhập kho đã phát sinh trong kỳ)
+ Xuất trong kỳ: là số hàng hóa được xuất ra trong kỳ (Tháng 4/2021), lấy từ bảng kê nhập xuất (theo các phiếu xuất kho đã phát sinh trong kỳ)
+ Tồn cuối kỳ: được xác định = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
+ Nhập trong kỳ: là số hàng hóa được nhập vào trong kỳ (Tháng 4/2021), lấy từ bảng kê nhập xuất (theo các phiếu nhập kho đã phát sinh trong kỳ)
+ Xuất trong kỳ: là số hàng hóa được xuất ra trong kỳ (Tháng 4/2021), lấy từ bảng kê nhập xuất (theo các phiếu xuất kho đã phát sinh trong kỳ)
+ Tồn cuối kỳ: được xác định = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
4 thông tin này đưa vào từng dòng cho từng mã (loại) hàng hóa còn tồn, đã nhập mới trong kỳ với mỗi loại 1 dòng
– Cột A – Mã Hàng hóa: Cần lấy Mã của các loại hàng hóa còn có số lượng tồn và mã của các loại hàng hóa phát sinh (thêm) mới trong kỳ (Các loại hàng hóa đã hết số tồn rồi thì không liên quan đến kỳ này)
– Cột A – Mã Hàng hóa: Cần lấy Mã của các loại hàng hóa còn có số lượng tồn và mã của các loại hàng hóa phát sinh (thêm) mới trong kỳ (Các loại hàng hóa đã hết số tồn rồi thì không liên quan đến kỳ này)
* Đối với Mã của các loại hàng hóa còn có số lượng tồn: thì thực hiện lấy tại bảng tổng hợp NXT của kỳ trước (tháng 3)
Bằng 1 trong các cách sau:
Cách 1: Sử dụng túi lọc (Data Filter) tại cột số lượng (cột 8) hoặc thành tiền (cột 9) trong phần tồn cuối kỳ của bảng TH N-X-T của kỳ trước (tháng 3):
+ Tại bảng nhập xuất tồn của kỳ trước (tháng 3) các bạn lọc các mặt hàng còn tồn (tức là các mặt hàng còn số lượng tại phần tồn cuối kỳ)
=> Sau khi lọc được các mặt hàng có số tồn cuối kỳ (tại tháng 3) thì các bạn thực hiện coppy các mã hàng (tại cột A) và Paste vào cột mã hàng hóa tại bảng TH NXT của kỳ này (tháng 4).
Cách 2: Sử dụng hàng IF để lấy mã hàng hóa rồi dùng hàm Vlookup lấy thông tin cho các cột còn lại:
với điều kiện là Nếu cột số lượng (tồn cuối kỳ) lớn hơn 0 thì lấy giá trị là cột mã hàng hóa, còn không thì để trống: =IF(cột 8>0, cột A,””)
* Đối với Mã của các mặt hàng phát sinh mới trong kỳ: thì thực hiện lấy tại bảng kê nhập xuất kho
Việc tìm mã của các mặt hàng mới phát sinh này xem ra khá phức tạp đối với các bạn kế toán mới
Nên các bạn có thể sủ dụng mẹo nhỏ sau: khi phát sinh 1 mã hàng mới các bạn cần đánh dấu lại bằng cách bôi màu khác biệt cho mã hàng đó hoặc inseart comment để ghi chú hoặc tạo cột theo dõi mã hàng mới hay thuận tiện nhất đó là khi phát sinh mã hàng mới các bạn tiến hàng đặt mã tại sheet Danh Mục Hàng Hóa thì đưa luôn mã hàng mới đó vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn của kỳ thêm mới.
* Chú ý: Đối với các công ty phát sinh ít mã hàng thì cách đơn giản nhất để lấy dữ liệu cho Cột A – Mã Hàng hóa này là các bạn vào sheet Danh Mục Hàng Hóa để lấy (cop) tất cả các mã hàng hóa đưa vào đây. Rồi khi hoàn thiện thì thực hiện lọc xóa các mã hàng không có số liệu nhập xuất tồn.
=> Sau khi lọc được các mặt hàng có số tồn cuối kỳ (tại tháng 3) thì các bạn thực hiện coppy các mã hàng (tại cột A) và Paste vào cột mã hàng hóa tại bảng TH NXT của kỳ này (tháng 4).
Cách 2: Sử dụng hàng IF để lấy mã hàng hóa rồi dùng hàm Vlookup lấy thông tin cho các cột còn lại:
với điều kiện là Nếu cột số lượng (tồn cuối kỳ) lớn hơn 0 thì lấy giá trị là cột mã hàng hóa, còn không thì để trống: =IF(cột 8>0, cột A,””)
* Đối với Mã của các mặt hàng phát sinh mới trong kỳ: thì thực hiện lấy tại bảng kê nhập xuất kho
Việc tìm mã của các mặt hàng mới phát sinh này xem ra khá phức tạp đối với các bạn kế toán mới
Nên các bạn có thể sủ dụng mẹo nhỏ sau: khi phát sinh 1 mã hàng mới các bạn cần đánh dấu lại bằng cách bôi màu khác biệt cho mã hàng đó hoặc inseart comment để ghi chú hoặc tạo cột theo dõi mã hàng mới hay thuận tiện nhất đó là khi phát sinh mã hàng mới các bạn tiến hàng đặt mã tại sheet Danh Mục Hàng Hóa thì đưa luôn mã hàng mới đó vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn của kỳ thêm mới.
* Chú ý: Đối với các công ty phát sinh ít mã hàng thì cách đơn giản nhất để lấy dữ liệu cho Cột A – Mã Hàng hóa này là các bạn vào sheet Danh Mục Hàng Hóa để lấy (cop) tất cả các mã hàng hóa đưa vào đây. Rồi khi hoàn thiện thì thực hiện lọc xóa các mã hàng không có số liệu nhập xuất tồn.
– Cột B – Tên Hàng hóa: Các bạn sử dụng hàm Vlookup để lấy từ bảng “Danh Mục Hàng Hóa” sang
=VLOOKUP($B12;DMHH!$B$6:$D$14;2;0)
Với: B12: là ô mã hàng hóa trên bảng TH NXT kỳ này
– Cột C – Đơn vị tính: Các bạn sử dụng hàm Vlookup để lấy từ bảng “Danh Mục Hàng Hóa” sang
=VLOOKUP($B12;DMHH!$B$6:$D$14;3;0)
– Số tồn đầu kỳ:
+ Cột (1) – Số lượng: Các bạn sử dụng hàm Vlookup để lấy từ bảng Tổng hợp NXT của kỳ trước sang (lấy ở cột “Số lượng” tồn cuối kỳ (Cột 8) của kỳ trước (tháng 3).
+ Cộ (2) – Thành tiền: Các bạn sử dụng hàm Vlookup để lấy từ bảng Tổng hợp NXT của kỳ trước sang (lấy ở cột “Thành tiền” tồn cuối kỳ (Cột 9) của kỳ trước (tháng 3).
+ Cộ (2) – Thành tiền: Các bạn sử dụng hàm Vlookup để lấy từ bảng Tổng hợp NXT của kỳ trước sang (lấy ở cột “Thành tiền” tồn cuối kỳ (Cột 9) của kỳ trước (tháng 3).
– Số nhập trong kỳ: Lấy số liệu từ bảng kê nhập xuất kho
+ Cột (3) – Số lượng:
Lấy từ Bảng kê Phiếu Xuất kho bằng việc sử dụng Công thức Hàm Sumif
+ Cột (3) – Số lượng:
Lấy từ Bảng kê Phiếu Xuất kho bằng việc sử dụng Công thức Hàm Sumif
| = | Sumif | ( Vùng chứa điều kiện, | Điều kiện để cộng, | Vùng cần tính tổng ) | |
|
Cột Mã Hàng Hóa (Bên BK NXK tháng 4) |
Mã hàng hóa (Bảng TH NXT tháng 4) |
Cột số lượng (Bên BK NXK tháng 4) |
|||
| F4 1 lần | F4 3 lần | F4 1 lần | |||
+ Cột (4) – Thành tiền nhập kho trong kỳ: Cũng dùng hàm Sumif lấy từ Bảng kê Phiếu Xuất kho tương tự như cột số lượng
– Số xuất kho trong kỳ:
+ Cột (5) – Đơn giá xuất kho: Cột này chỉ sử dụng cho các công ty áp dụng phương pháp tính đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ => Nhằm mục đích tính ra đơn giá xuất kho bình quân vào cuối kỳ, tức là phải đến cuối tháng mới tính được.
Công thức để tính giá xuất kho bình quân là:
+ Cột (5) – Đơn giá xuất kho: Cột này chỉ sử dụng cho các công ty áp dụng phương pháp tính đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ => Nhằm mục đích tính ra đơn giá xuất kho bình quân vào cuối kỳ, tức là phải đến cuối tháng mới tính được.
Công thức để tính giá xuất kho bình quân là:
=> Sau khi tính ra được đơn giá xuất kho cho từng mặt hàng rồi thì các bạn có thể cập nhật đơn giá xuất kho này về bảng kê nhập xuất kho bằng hàm Vlookup theo từng mã hàng hóa.
Còn đối với các công ty áp dụng phương pháp tính đơn giá xuất kho theo phương pháp đích danh và nhập trước xuất trước thì tại thời điểm lập phiếu xuất kho chúng ta đã có thể tính được ra đơn giá xuất kho của hàng tồn kho rồi thì các bạn xóa cột này đi (không cần thực hiện). Vì bảng tổng hợp NXT này chỉ cần quan tâm đến 2 yếu tố: số lượng hàng tồn kho (phục vụ cho quản lý, đối chiếu với thực tế tồn kho) và số tiền phát sinh để đối chiếu với Sổ Cái.
Chi tiết các bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây: Các phương pháp tính giá xuất kho
Chi tiết các bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây: Các phương pháp tính giá xuất kho
+ Cột (6) – Số lượng xuất trong kỳ: Các bạn cũng sử dụng hàm Sumif lấy từ Bảng kê Phiếu Xuất kho tương tự như phần nhập kho trong kỳ
+ Cột (7) – Thành tiền:
+/ Đối với các công ty phương pháp tính đơn giá xuất kho theo phương pháp đích danh và nhập trước xuất trước thì dùng sử dụng hàm Sumif lấy từ Bảng kê Phiếu Xuất kho sang.
+/ Đối với các công ty phương pháp tính đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân thì đang có sẵn cột đơn giá rồi chúng ta chỉ cần thực hiện công thức: Thành tiền = Đơn giá X số lượng
– Số tồn cuối kỳ:
+ Cột (8) – Số lượng tồn cuối kỳ:
= Số lượng tồn đầu kỳ (Cột 1) + Số lượng nhập trong kỳ (cột 3) – Sối lượng Xuất trong kỳ (cột 6)
+ Cột (9) – Thành tiền:
= Thành tiền tồn đầu kỳ (cột 2) + Thành tiền nhập trong kỳ (cột 4) – Thành tiền Xuất trong kỳ (cột 7)
– Dòng cuối cùng là dòng tổng cộng: các bạn sử dụng hàm Sum
xin chúc các bạn lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn chính xác
