Bảng phân bổ chi phí trả trước dùng để theo dõi và phân bổ các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán (đã hạch toán vào tài khoản 242). Nhằm để tính toán ra số chi phí được phân bổ vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán.
1. Mẫu bảng phân bổ chi phí trước
Theo quy định của Luật kế toán về sổ kế toán thì doanh nghiệp được tự xây dựng mẫu sổ kế toán cho riêng mình chỉ cần đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu
=> Dưới đây, xin được đưa ra 2 mẫu bảng phân bổ chi phí trả trước để các bạn lựa chọn
1.1. Mẫu bảng phân bổ chi phí trả trước theo tháng:
1.2. Mẫu bảng phân bổ chi phí trả trước theo năm:
Vì mẫu bảng chi phí trả trước theo năm khá rộng, nên chụp ảnh làm 3 phần để các bạn dễ nhìn như sau:
Các bạn muốn tải mẫu bảng phân bổ chi phí trả trước về tham khảo thì có thể để lại mail bằng comment cuối bài viết, hoặc gửi mail vào địa chỉ “hoangtrungthat@gmail.com” sẽ gửi lại cho các bạn tham khảo
2. Cách lập bảng phân bổ chi phí trả trước
* Chi phí trả trước bao gồm những gì?
Chi phí trả trước là các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau. Gồm:
– Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kế toán.
– Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm;
– Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản, …) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
– Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
– Chi phí đi vay trả trước về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu ngay khi phát hành;
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phân bổ tối đa không quá 3 năm;
– ….
=> Các khoản chi phí này sau khi được hạch toán vào tài khoản 242 trên sổ NKC thì các bạn tiến hành khai báo vào bảng phân bổ. Sau đó đến cuối mỗi tháng các bạn thực hiện phân bổ chi phí chi từng tháng
Sau đây, Công ty đào tạo sẽ hướng dẫn các bạn làm bảng phân bổ chi phí trả trước theo mẫu năm
* Tổng quan về bảng phân bổ chi phí trả trước:
– Form mẫu: do công ty đào tạo thiết kế xây dựng, phù hợp với nhu cầu mục đích theo dõi CCDC và CPTT và chú trọng tính ra được số chi phí bổ định kỳ cho từng tháng trong năm
– Bảng phân bổ gồm 2 phần:
+ Phần A (dòng 14): Bộ phận quản lý DN
+ Phần B (dòng 18): Bộ phận bán hàng
=> Mục đích phân chia bổ phận là để tách chi phí cho từng bộ phận, dễ dàng lấy số liệu khi hạch toán chi phí theo bộ phận
Ví dụ: Các bạn nhìn vào cột Tháng 6 trên bảng phân bổ sau:
Sau khi tính ra được mức phân bổ cho tháng 6 như thế này, thì nhìn vào đây các bạn có thể hạch toán được chi phí phân bổ cho tháng 6 cho từng bộ phận như sau:
Nợ 642: 10.521.667
Nợ 641: 1.209.250
Có 242: 11.730.917
Nếu công ty các bạn có thêm bộ phận sản xuất thì các bạn có thể tạo thêm phần C – Bộ phận sản xuất
* Cách làm cụ thể từng cột trên bảng phân bổ chi phí trả trước:
– Cột B – Mã CCDC/CPTT: được đặt theo yêu cầu quản lý của DN – dễ nhớ, dễ quản lý. Ví dụ: Tủ tài liệu là dụng cụ sử dụng cho BP quản lý DN => DCQL01
– Cột C – Tên CCDC/CPTT: Tên của máy móc, thiết bị, phương tiện, dụng cụ – Theo Hóa đơn Hồ sơ khi phát sinh mua CCDC/ CPTT
– Cột D – Ngày đưa vào sử dụng: Ngày bắt đầu đưa CCDC/ CPTT vào sử dụng – Lấy trên Phiếu xuất kho/ BB bàn giao CCDC/ CPTT cho BP sử dụng
– Cột E – Giá trị của CCDC/ CPTT: Theo Nguyên tắc Giá gốc => lấy trên Phiếu Nhập kho/biên bản bàn giao
– Cột F – Số tháng phân bổ: Khoảng thời gian đưa giá trị CCDC/ CPTT vào làm chi phí
Lưu ý:
+ Công cụ dụng cụ phân bổ tối đa không quá 3 năm
+ Chi phí trả trước thì phân bổ theo thực tế của khoảng thời gian trả trước
– Cột G – Mức phân bổ theo tháng: Là giá trị CCDC/ CPTT đưa vào làm CP tính trên 1 tháng
(G = E / F)
Mức phân bổ
theo tháng
|
=
|
∑ Giá trị CCDC/CPTT
—————————–
|
|
∑ Số tháng phân bổ
|
– Cột – Giá trị phân bổ lũy kế đầu kỳ: Là tổng giá trị CCDC/ CPTT đã được đưa vào làm chi phí ở các kỳ trước
+ Đối với các chi phí trả trước đã phát sinh từ năm trước: Lấy tại cột “Số phân bổ lũy kế cuối kỳ” trên bảng phân bổ chi phí của năm trước
+ Đối với các chi phí trả trước mới sinh trong năm: = 0
– 12 Cột: Số phân bổ từng tháng cho 12 tháng trong năm: Là giá trị của CCDC/ CPTT được đưa vào làm chi phí kỳ hiện tại => làm căn cứ đưa số liệu để hạch toán – chi tiết theo Bộ phận sử dụng CCDC/ CPTT
+ Đối với CCDC / CPTT đã được sử dụng ở các kỳ trước và tiếp tục đưa vào sử dụng tại kỳ này => Giá trị phận bổ tháng này = Mức phân bổ theo tháng
+ Đối với CCDC bắt đầu đưa vào sử dụng ở kỳ này, các bạn có thể phân bổ theo ngày bằng công thức
|
Giá trị phân bổ kỳ này
|
=
|
Mức phân bổ tháng X Số ngày sử dụng trong tháng
—————————————————
|
|
Tổng số ngày của tháng
|
|
Trong đó: Số ngày sử dụng trong tháng = (Tổng số ngày trong tháng – Ngày tính phân bổ) + 1
– Cột “Số phân bổ trong năm”: Tổng cộng số chi phí đã phân bổ được của 12 tháng trong năm = Tổng cộng từ Tháng 1 đến tháng 12
– Cột “Số phân bổ lũy kế cuối kỳ”: Tổng giá trị của CCDC/ CPTT đã được đưa vào làm chi phí tính đến hết kỳ hiện tại
= Giá trị phân bổ lũy kế đầu kỳ + Số phân bổ trong năm
– Cột – Giá trị còn lại: Giá trị của CCDC/ CPTT còn được đưa vào làm CP ở các kỳ tiếp sau = Giá trị CCDC/ CPTT – Giá trị phân bổ lũy kế cuối kỳ
– Cột Ghi chú: Giải thích về hồ sơ cho CCDC/ CPTT: số lượng/ thời gian bảo hành/…..
