Hướng dẫn chi tiết cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn
1. Văn bản hướng dẫn thực hiện:
– Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Bước 1: Xác minh sự sai sót:
Riêng với trường hợp đặc biệt: hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh
Sau đây, sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện trong từng trường hợp cụ thể:
I. Phát hiện hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách hàng (bên mua):
1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống. 
– Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần:
+ Sau đó xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng.
– Rút kinh nghiệm:
+ Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có)… cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
2. Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
(Chú ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé – Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)
– Rút kinh nghiệm:
+ Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
+ Cuối hóa đơn có dòng chữ “(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)”. Cả bên lập và bên nhận hóa đơn hãy thực hiện đầy đủ “lời kêu gọi hay cảnh báo” này.
II) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng:
1. Hóa đơn viết sai chưa được sử dụng để kê khai thuế:
– Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua, nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế. Nay 1 trong 2 bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó bên bán tiến hành:
Chú ý trên hóa đơn mới xuất thay thế:
+ Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi)).
+ Xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, và viết thành thông tin đúng.
– Kê khai – báo cáo thuế:
+ Khi kê khai thuế GTGT: Bên bán và bên mua dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. (Hóa đơn thu hồi không kê khai)
+ Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Bên bán cho số hóa đơn viết sai và cột “Xóa bỏ”
2, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
– Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì kế toán xác định sai sót rồi lựa chọn cách điều chỉnh phù hợp với các hướng dẫn dưới đây:
TH1: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
Bên bán thực hiện như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Lập 2 bản, ký, đóng dấu – mỗi bên giữ 1 bản.
Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót :
Khi lập hóa đơn điều chỉnh thì:
– Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại (ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn)
Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hóa đơn các bạn viết sai cái gì thì điều chỉnh cho cái đó)
Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các bạn xem thêm tại đây: Cách lập hóa đơn điều chỉnh
– Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh:
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tên hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh …..(Sai cái gì điều chỉnh cái đó)…… ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày.. tháng …. năm..
Chi tiết về các lập hóa đơn điều chỉnh cũng như hình ảnh hóa đơn mẫu các bạn xem tại đây:
Cách viết hóa đơn điều chỉnh mã số thuế, nội dung, ĐVT, ngày tháng
xin chúc các bạn kế toán làm tốt!
Để không còn xảy ra sai sót khi lập hóa đơn các bạn có thể tham khảo thêm:
Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng
