Hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. Do các nguyên nhân như: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.
Tại điểm 2.8 Phụ lục 4 – Hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa – dịch vụ đối với trường hợp trả lại hàng của thông tư 39/2014/TT-BTC được thực hiện như sau:
– Khi bán hàng: NB đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng
=> Sau đó người mua phát hiện ra hàng lỗi, kém chất lượng, không đúng mẫu mã, chủng loại … như đã thỏa thuận
=> Người mua muốn trả lại 1 phần hoặc toàn bộ số hàng
Người mua ở đây có thể là công ty hoặc cá nhân, nên dưới đây chúng ta sẽ đi xử lý từng đối tượng:
I. Trường hợp người mua là công ty:
1. Về mặt hóa đơn trả lại hàng:
– Khi trả lại hàng người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng: trên hóa đơn phải ghi rõ lý do trả lại hàng.
Ví dụ 1: Trả lại toàn bộ số hàng đã mua trước đó
Ngày 05/03/2021: Công ty Thiên Ưng bán hàng cho công ty Hải Yến và đã giao hàng và xuất hóa đơn giao cho công ty Hải Yến như sau:
Đến ngày 10/03/2021, Công ty Hải Yến phát hiện ra hàng bị lỗi kém chất lượng và muốn trả lại toán bộ số hàng đã mua ngày 5/3/2021.
Khi trả lại hàng công ty Hải Yến (Bên mua) Xuất hóa đơn trả lại như sau:
Ví dụ 2: Trả lại 1 phần hàng đã mua trước đó:
Ngày 20/03/2021: Công ty Thiên Ưng ký hợp đồng bán hàng cho công ty Hải Yến và đã giao hàng và xuất hóa đơn giao cho công ty Hải Yến như sau:
Đến ngày 01/04/2021, Công ty Hải Yến phát hiện ra 1 mặt hàng không đúng chủng loại như hợp đồng đã ký kết và muốn trả lại 1 mặt hàng hàng không đúng chủng loại đó
Khi trả lại hàng công ty Hải Yến (Bên mua) Xuất hóa đơn trả lại như sau:
2. Cách kê khai hàng bán bị trả lại:
* Xác định kỳ kê khai hóa đơn trả lại hàng của bên mua hoặc hóa đơn bị trả lại hàng của bên bán:
Hóa đơn trả lại hàng phát sinh vào kỳ nào thì kê khai vào kỳ đó
Cụ thể:
+ Tại Ví dụ 1: xuất hóa trả lại hàng phát sinh vào tháng 3/2021 -> 2 bên sẽ kê khai vào tháng 3/2021 (nếu KK theo tháng) hoặc quý 1/2021 (nếu KK theo quý)
+ Tại Ví dụ 2: xuất hóa trả lại hàng phát sinh vào tháng 4/2021 -> 2 bên sẽ kê khai vào tháng 4/2021 (nếu KK theo tháng) hoặc quý 2/2021 (nếu KK theo quý)
* Cách kê khai cụ thể:
– Bên mua: Khi xuất hóa đơn trả lại hàng sẽ kê khai âm đầu vào:
+ Nếu bạn làm bảng kê mua vào: thì kê khai âm ở bảng kê mua vào
+ Nếu bạn không làm bảng kê mua vào: thì kê khai âm tại chỉ tiêu (23), giảm thuế GTGT đầu vào tại chỉ tiêu (24) và (25) trên tờ khai thuế 01/GTGT
– Bên bán: Khi nhận hóa đơn trả lại hàng sẽ kê khai âm đầu ra:
+ Nếu bạn làm bảng kê bán ra: thì kê khai âm ở bảng kê bán ra
+ Nếu bạn không làm bảng kê bán ra: thì kê khai âm tại chỉ tiêu từ 26 đến 33 trên tờ khai thuế 01/GTGT (Tùy theo mức thuế suất của mặt hàng trên hóa đơn) (Nếu 10% thì kê khai âm tại chỉ tiêu (32), chỉ tiêu (33).
* Thêm lời chia sẻ trường hợp: Nếu việc bán hàng và trả lại hàng đảm bảo cả 2 yếu tố:
+ Xảy ra trong cùng 1 kỳ kê khai
+ Trả lại toàn bộ số hàng đã mua trước đó
=> Thì các bạn không cần phải kê khai cả 2 hóa đơn: hóa đơn khi bán (hoặc mua) và hóa đơn bị trả lại hàng (hoặc trả lại hàng)
Vì:
+ Hiện nay không còn phải nộp bảng kê mua vào bán ra. Doanh nghiệp có thể lập làm căn cứ đưa vào tờ khai, còn không phải nộp cho cơ quan thuế.
+ Nếu kê khai thì 1 âm và 1 dương sẽ bù trừ cho nhau hết giá trị (có kê khai cũng như không)
Tại Ví dụ 1 nêu trên đang thuộc trường hợp này: việc bán hàng và trả lại hàng đều ở tháng 9 hoặc quý 3. Nếu công ty Thiên Ưng kê khai thì:
+ Khi bán hàng: Kê khai đầu ra dương 2.400.000 (tiền thuế GTGT)
+ Khi nhận hóa đơn trả lại hàng: Kê khai đầu ra âm 2.400.000 (tiền thuế GTGT)
=> Bù trừ âm dương cho nhau sẽ bằng 0 (giống ko kê khai)
3. Một vài tình huống về hàng bán bị trả lại mà bạn có thể quan tâm:
3.1. Khi mua hàng bên mua chưa nhận hóa đơn hoặc khi bán hàng bên bán chưa giao hóa đơn cho bên mua:
Theo công văn Số: 6008/TCT-CS về hướng dẫn điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra của Tổng Cục Thuế ngày 29 tháng 12 năm 2017 thì:
Công ty TNHH Anh Nguyễn (Công ty) thì Công ty có ký hợp đồng chuyển nhượng (bán BĐS) cho Công ty TNHH Đầu tư và kinh doanh Bất động sản (người mua), năm 2007, 2008 Công ty đã nhận tiền góp vốn từ người mua, năm 2014 Công ty xuất hóa đơn GTGT cho người mua nhưng không giao hóa đơn (liên 2) cho người mua mà lưu tại quyển do không liên hệ được với khách hàng. Công ty đã kê khai nộp thuế đối với khoản tiền nhận từ khách hàng. Tuy nhiên nay người mua không có nhu cầu mua bất động sản và đề nghị Công ty trả lại tiền theo thỏa thuận hủy hợp đồng đã ký giữa các bên.
=> Công ty đã xuất hóa đơn GTGT, đã kê khai nộp thuế nhưng chưa giao hóa đơn cho người mua mà lưu tại quyển, người mua là doanh nghiệp chưa kê khai khấu trừ, Công ty và khách hàng (người mua) có thóa thuận hủy hợp đồng đã ký để trả lại tiền cho người mua thì Cục thuế hướng dẫn Công ty căn cứ thỏa thuận hủy hợp đồng đã ký giữa các bên để điều chỉnh giảm doanh thu theo quy định về việc điều chỉnh giảm doanh thu của chế độ kế toán doanh nghiệp.
3.2. Hộ kinh doanh trả lại hàng có bắt buộc lập hóa đơn?
Theo Công văn số 3370/CT-TTHT ngày 18/4/2017 của Cục Thuế TP. HCM về việc lập hóa đơn
Trường hợp Công ty bán hàng hóa cho khách hàng là hộ kinh doanh, liệu khi trả lại hàng:
– Nếu hộ kinh doanh này thuộc đối tượng có sử dụng hóa đơn (doanh thu trên 100 triệu/năm) thì khi trả lại hàng hóa cho Công ty, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ nguyên nhân trả lại.
Đồng thời, hai bên phải lập thêm biên bản trả lại hàng ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng hóa trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán trên biên bản bằng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn, lý do trả hàng. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, biên bản trả lại hàng, Công ty kê khai điều chỉnh doanh thu, tiền thuế GTGT tại kỳ lập hóa đơn trả hàng.
– Nếu hộ kinh doanh thuộc đối tượng không có sử dụng hóa đơn (doanh thu dưới 100 triệu/năm) thì khi trả lại hàng, hộ kinh doanh không phải lập hóa đơn. Các bên chỉ cần lập biên bản trả hàng như nêu trên và Công ty (bên bán) thu hồi lại hóa đơn đã giao cho hộ kinh doanh. Căn cứ vào biên bản trả hàng, hóa đơn thu hồi, Công ty kê khai điều chỉnh giảm doanh thu, tiền thuế GTGT.
3.3. Trả lại hàng đã mua từ nội địa, DNCX cũng phải lập hóa đơn
Công văn số 1759/CT-TTHT ngày 12/1/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội về việc lập hóa đơn khi trả lại hàng kém chất lượng cho doanh nghiệp nội địa, DNCX cũng phải lập hóa đơn trả hàng.
3.4. Bên mua và bên bán có phương pháp kê khai thuế GTGT khác nhau:
* Trường hợp 1: Bên mua (bên trả lại hàng) kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ – sử dụng hóa đơn GTGT, nhưng bên bán (bên bị trả lại) kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp – Sử dụng hóa đơn bán hàng
Công văn số 94/CT-TTHT ngày 6/1/2016 của Cục Thuế TP. HCM về hóa đơn hàng hóa trả lại thì:
Khi xuất hàng hóa trả lại hàng cho bên bán, Bên mua lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn chỉ ghi giá thanh toán của hàng hóa trả lại, cột thuế suất, tiền thuế GTGT không ghi, gạch chéo.
* Trường hợp 2: Bên mua (bên trả lại hàng) kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp – sử dụng hóa đơn bán hàng, nhưng bên bán (bên bị trả lại) kê khai thuế theo phương pháp khấu – Sử dụng hóa đơn GTGT:
Theo công văn Số: 745 /CT-TTHT ngày 25/05/2015 của cục thuế Long An thì:
Căn cứ công văn số 4122/TCT-CS ngày 19/11/2012 của Tổng Cục Thuế về việc chính sách thuế đã hướng dẫn: người bán dùng hóa đơn mẫu 01/GTGT, khách hàng trả lại là đối tượng sử dụng hóa đơn mẫu 02/GTTT thì xử lý tương tự như trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn.
Đối với hàng bán bị trả lại từ khách là đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp Công ty thực hiện như trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn theo hướng dẫn tại công văn số 254/CT-TTHT ngày 27/02/2014 của Cục Thuế Long An gửi cho Công ty. Biên bản trả lại hàng hóa được lưu giữ cùng với hóa đơn bán hàng đã thu hồi làm căn cứ để Công ty lập tờ khai bổ sung, điều chỉnh thuế và hạch toán giảm doanh thu, giảm thuế GTGT đầu ra.
3.5. Đổi hàng cũng phải lập hóa đơn “trả hàng”
Theo Công văn số 4053/CT-TTHT ngày 5/5/2017 của Cục Thuế TP. HCM về chính sách thuế
Trường hợp Công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm điện thoại, điện tử, điện lạnh…, theo chính sách bán hàng nếu sản phẩm đã mua không phù hợp với nhu cầu sử dụng thì khách hàng có thể đổi lại sản phẩm khác hoặc trả lại hàng thì khi đổi hoặc trả hàng, người mua đều phải lập hóa đơn trả hàng theo hướng dẫn tại điểm 2.8 phụ lục IV Thông tư 39/2014/TT-BTC
Phía Công ty, nếu khách hàng đổi sản phẩm khác thì khi giao sản phẩm mới, Công ty vẫn phải lập hóa đơn, kê khai nộp thuế GTGT, thuế TNDN theo quy định.
Nếu khách hàng trả sản phẩm để nhận lại tiền (không đổi sản phẩm khác) và Công ty có thu một khoản phí tương ứng với thời gian sử dụng sản phẩm từ lúc mua đến lúc trả hàng thì khoản thu này cũng phải xuất hóa đơn, kê khai nộp thuế GTGT (10%), thuế TNDN theo quy định.
4. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại:
4.1. Bên bán hạch toán hàng bán bị trả lại:
| * Bút toán giảm doanh thu | |
| Nếu Thực hiện theo chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC |
Nếu Thực hiện theo chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC |
| – Khi nhận hóa đơn trả lại hàng: Nợ 5212: giá trị hàng bán bị trả lại Nợ 3331: Thuế GTGT của số hàng bị trả lại Có 131/111/112: Số tiền phải trả lại cho bên mua
– Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu: Nợ 511
Có 5212
|
Nợ 511: giá trị hàng bán bị trả lại Nợ 3331: Thuế GTGT của số hàng bị trả lại Có 131/111/112: Số tiền phải trả lại cho bên mua
(Thông tư 133 không sử dụng TK 5212) |
| * Bút toán giá giá vốn:
Nếu người bán đã ghi nhận giá vốn cho số hàng đã bán (Nợ 632/Có 156). Thì đến khi nhận được hàng trả lại thì hạch toán tăng hàng hóa và giảm giá vố như sau:
Nợ 156: giá trị của số hàng bị trả lại
Có 632: giá vốn của số hàng bị trả lại
|
|
4.2. Bên mua hạch toán hàng trả lại:
Nợ 111/112/131: số tiền nhận lại
Có 156/152/211…. giá trị hàng trả lại
Có 133: Thuế GTGT của hàng trả lại
Có 133: Thuế GTGT của hàng trả lại
(Cả thông tư 200 và TT 133 đều hạch toán như trên – khi mua ghi tăng cái gì thì khi trả lại ghi giảm cái đó)
II. Trường hợp người mua là cá nhân: (không có hóa đơn)
Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.
