Đối với doanh nghiệp thương mại thì hoạt động mua – bán hàng là những nghiệp vụ xảy ra thường xuyên và liên tục. Căn cứ để kế toán tiến hành hạch toán ghi sổ là những hóa đơn – chứng từ kế toán phát sinh trong quá trình thu mua để hàng về đến kho và nhập kho hàng hóa.
Kế Toán Thiên Ưng xin đưa ra tổng quan về nghiệp vụ mua hàng mà kế toán cần quan tâm như sau:
| Nghiệp vụ | Chứng từ | Kiểm tra | Sổ liên quan |
| Khi mua hàng bên bán sẽ xuất hóa đơn | HĐ đầu vào |
Tính hợp lệ, hình thức thanh toán, tình trạng thanh toán (đã TT hay chưa) |
NKC |
| Nếu có phát sinh chi phí thu mua như vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, bến bãi… |
HĐ đầu vào |
||
| Khi hàng về đến kho kế toán kho tiến hành nhập kho | Phiếu nhập kho |
– Hàng đủ hay thiếu. – Có đúng chủng loại, chất lượng không |
– Bảng kê phiếu nhập kho – PNK – Sổ chi tiết hàng hóa 156… |
| Thanh toán tiền mua hang cho nhà cung cấp |
– Phiếu chi: nếu thanh toán bằng tiền mặt – Giấy báo nợ: nếu thanh toán chuyển khoản |
– Đã thanh toán hết chưa? – Trước đó có đặt cọc tiền cho NCC không? |
– Sổ chi tiết 111, 112 – Sổ chi tiết công nợ 131, 331 |
Ngoài ra còn có các chứng từ khác như: HĐKT, BB Thanh lý HĐKT, Báo giá, Phiếu đề nghị, biên bản bàn giao hàng hóa…
Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa:
B1: Vào NKC hạch toán:
– Căn cứ vào HĐơn mua hàng hạch toán:
Nợ TK 1331 (nếu có):
Có TK 111/TK 112/TK 331
| Lưu ý với tài khoản 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ | ||
| Nếu công ty kê khai tính thuế theo Phương pháp | ||
| Hóa đơn đầu vào | Khấu trừ | Trực tiếp |
| Hóa đơn GTGT |
– Phần thuế được khấu trừ hạch toán qua TK 1331. – Còn nếu hóa đơn đó không đủ điều kiện khấu trừ theo luật thuế GTGT thì hạch toán vào chi phí, giá trị của hàng hóa, nguyên giá của TSCĐ. |
– KHÔNG ĐƯỢC SỬ DỤNG TK 1331 ĐỂ HẠCH TOÁN. – Phần thuế GTGT của những hóa đơn GTGT các bạn hạch toán vào chi phí, giá trị của hàng hóa, nguyên giá của TSCĐ. |
| Hóa đơn bán hàng |
Không hạch toán qua TK 1331 (vì trên hóa đơn không thể hiện thuế) |
|
Chú ý: Nếu phát sinh công nợ, hàng hóa mới (lần đầu tiên giao dịch chưa có mã) thì kế toán phải tiến hàng đặt mã cho NCC để theo dõi công nợ tại Bảng DMTK (danh mục tài khoản), hay mã hàng hóa tại DMHH (danh mục hàng hóa)
( Công nợ phải theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp nên các bạn phải mở sổ chi tiết công nợ – phải trả người bán – 331)
B2: Nếu PS CP thu mua: vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, bến bãi…
– Hạch toán trên Sổ NKC căn cứ vào hóa đơn chi phí thu mua
Nợ TK 156
Nợ TK 1331 (nếu có)
Có TK 111/112/331
– Chú ý: Trường hợp Mua từ 2 mặt hàng trở lên: phải Phân bổ CP mua hàng nhằm tính ra đơn giá thực tế nhập kho cho từng hàng hóa bằng việc vào Bảng phân bổ chi phí mua hàng để thực hiện. Xem tại đây: Cách phân bổ chi phí mua hàng.
B3: Nhập kho hàng hóa
Sau khi đã tính được đơn giá nhập kho, kế toán kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho thể hiện số hàng hóa thực nhập.
Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tiến hàng khai báo tăng hàng hóa tại Bảng kê phiếu nhập kho ( PNK).
