Theo quy định tại điều 41 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13 thì Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán (Trong khoảng thời gian từ 5 đến 10 năm hoặc vĩnh viễn).
Vậy khi xảy ra trường hợp tài liệu kế toán (chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo) bị mất hoặc bị hủy hoại (do: thiên tai, hoả hoạn, mối mọt, mục nát, mất trộm) thì doanh nghiệp phải làm gì? Trong bài viết này Công ty Thiên Ưng sẽ chia sẻ cho các bạn các kế toán cách xử lý khi gặp phải trường hợp đó.
1. Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại:
Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:
1.1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
1.2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
1.3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;
1.4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại MỤC 1.2 và 1.3 nêu trên thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
2. Cách sao chụp và phục hồi tài liệu kế toán:
2.1 Cách sao chụp:
Theo khoản 5 điều 6 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán thì:
2.1 Cách sao chụp:
Theo khoản 5 điều 6 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán thì:
Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.
Lưu ý:
– Tài liệu kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính. Tài liệu kế toán sao chụp có giá trị và thực hiện lưu trữ như bản chính. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán.
Lưu ý:
– Tài liệu kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính. Tài liệu kế toán sao chụp có giá trị và thực hiện lưu trữ như bản chính. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán.
Theo khoản 1 điều 6 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP
– Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài – liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được (do: Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.) thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.
Theo điểm c, khoản 1 điều 9 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP
2.2. Cách phục hồi:
Hướng dẫn về cách phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan đang được thực hiện theo thông tư 96/2010/TT-BTC. Cụ thể như sau:
Hướng dẫn về cách phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan đang được thực hiện theo thông tư 96/2010/TT-BTC. Cụ thể như sau:
* Các vấn đề cần làm rõ:
– Tài liệu kế toán bị mất hoặc huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan (nguyên nhân bất khả kháng) như: thiên tai, hoả hoạn, mối mọt, mục nát, mất trộm.
– Tài liệu kế toán phải phục hồi, xử lý, gồm: Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, các phương tiện lưu giữ số liệu và các tài liệu khác có liên quan đến công tác kế toán đang sử dụng ở phòng kế toán, các phòng (ban) liên quan hoặc đã chuyển vào lưu trữ của các đơn vị kế toán thuộc các ngành, các lĩnh vực, các thành phần kinh tế bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.
* Kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị mất
– Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại toàn bộ tài liệu kế toán của đơn vị và lập Biên bản kiểm kê tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan (theo mẫu Phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư 96/2010/TT-BTC) xác nhận kèm theo bảng kê từng loại tài liệu, theo nội dung kế toán, theo tài liệu đang sử dụng hoặc đã chuyển vào kho lưu trữ,… và theo mức độ bị huỷ hoại. 
– Phân loại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại như sau:
+ Tài liệu còn có thể sử dụng được;
+ Tài liệu không thể sử dụng được (không thể đọc được, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn);
+ Tài liệu bị mất.
* Trình tự phục hồi, xử lý tài liệu kế toán
– Ưu tiên phục hồi, xử lý trước tài liệu kế toán bị huỷ hoại trong năm hiện tại.
– Tiếp tục phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán của các năm trước liền kề năm hiện tại.
* Trách nhiệm của các đơn vị có liên quan
– Các cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại có trách nhiệm cung cấp, đối chiếu và xác nhận các tài liệu, số liệu có liên quan đến tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị xác nhận.
* Thực hiện công việc kế toán tại đơn vị kế toán sau thời điểm bị thiệt hại do nguyên nhân khách quan
– Song song với việc xử lý hậu quả thiệt hại do các nguyên nhân khách quan, đơn vị kế toán vẫn phải tiếp tục tổ chức công tác kế toán bình thường và bổ sung, hoàn thiện các tài liệu kế toán còn thiếu để phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau thời điểm tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.
* Kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do các nguyên nhân khách quan
– Đồng thời với việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan, trong thời hạn 10 ngày kể từ khi thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán, các đơn vị bị thiệt hại phải tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản, công nợ và nguồn vốn của đơn vị hiện có đến thời điểm kiểm kê. Đối với các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, nguồn vốn, kinh phí phải đối chiếu và có sự xác nhận của các đơn vị có liên quan nhằm xác định hiện trạng và số thực còn về tài sản, nguồn vốn, công nợ đến thời điểm sau khi bị thiệt hại.
– Căn cứ vào số liệu, tài liệu kế toán hiện có hoặc đã được phục hồi đối chiếu với số liệu kiểm kê tài sản thực còn đến thời điểm trước khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ với các bên có liên quan làm căn cứ xác định số dư chuyển vào sổ kế toán và xác định số lượng, giá trị tài sản tổn thất do nguyên nhân khách quan gây ra.
– Việc xử lý tổn thất tài sản do các nguyên nhân khách quan và chi phí liên quan đến việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán được thực hiện theo quy định của chế độ quản lý tài chính hiện hành.
* Phương pháp phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được
– Chứng từ kế toán:
Sau khi tiến hành phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể đọc được, lập bảng kê và sao chụp lại, làm thủ tục xác nhận sao y bản chính vào bản sao chụp; Phân loại, đóng thành tập như các chứng từ kế toán khác. Chứng từ sao chụp phải có chữ ký xác nhận của người thực hiện sao chụp, Trưởng Ban phục hồi, xử lý và của các bên có liên quan. Trong trường hợp này chứng từ sao chụp được coi là chứng từ pháp lý của đơn vị có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.
– Sổ kế toán:
Sau khi phục hồi, xử lý, tiến hành sao chụp lại, tiến hành ký xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này. Riêng sổ kế toán năm hiện tại (năm tài liệu kế toán bị huỷ hoại) sau khi sao chụp xong phải tiến hành khoá sổ để xác định số dư đến cuối ngày trước khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại để làm căn cứ chuyển số liệu sang sổ kế toán mới.
– Báo cáo tài chính:
Tiến hành sao chụp lại toàn bộ các báo cáo tài chính và thực hiện xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này.
– Những tài liệu kế toán bị huỷ hoại nhưng vẫn có thể sử dụng được, sau khi phục hồi, xử lý được lập bảng kê theo từng loại, có xác nhận của Ban phục hồi, xử lý và tiếp tục lưu trữ cùng các tài liệu mới sao chụp lại.
– Dựa trên số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ của đơn vị sau thiệt hại do nguyên nhân khách quan và xác nhận công nợ của các đơn vị có liên quan, đơn vị tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán đã phục hồi, xử lý để xác định số chênh lệch giữa sổ kế toán với thực tế kiểm kê, báo cáo với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý, cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, các tổ chức chính trị, đoàn thể, xã hội.
* Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất
– Đối với tài liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại không thể sử dụng được, Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải liên hệ với cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xin sao chụp lại toàn bộ tài liệu này và phải có xác nhận của đơn vị, cá nhân cung cấp tài liệu để sao chụp.
– Dựa vào báo cáo tài chính và các tài liệu kế toán khác ở thời điểm gần nhất còn lưu ở cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xác định số dư của từng tài khoản đến thời điểm lập báo cáo. Căn cứ số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ ở thời điểm kiểm kê sau khi bị thiệt hại, số liệu xác nhận, đối chiếu nợ phải thu, nợ phải trả với các đơn vị có liên quan, đơn vị xác định lại số dư các tài khoản đến thời điểm sau khi bị thiệt hại làm căn cứ chuyển vào sổ kế toán mới.
– Đối với những tài liệu, số liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn không có tài liệu khác để sao chụp thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán lập tờ khai và xác nhận. Trường hợp này phải có xác nhận của ít nhất 02 người thuộc Ban phục hồi, xử lý (Trưởng Ban và 01 thành viên Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán) và có thể là một trong các đại diện cơ quan quản lý liên quan (nếu có). Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về các xác nhận của mình.
– Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn mà không còn tài liệu để sao chụp, đơn vị kế toán phải dựa vào số liệu, kết quả kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ sau khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ của các đơn vị có liên quan làm số dư để chuyển vào sổ kế toán mới. Đơn vị kế toán lập lại báo cáo tài chính sau khi phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để nộp lên cấp trên.
3. Mẫu báo cáo: Biên bản kiểm kê tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan
Mẫu số 01/TLKT (Ban hành theo Thông tư số: 96/2010/TT –BTC ngày 05/7/2010 của Bộ trưởng BTC)
3. Mẫu báo cáo: Biên bản kiểm kê tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan
Mẫu số 01/TLKT (Ban hành theo Thông tư số: 96/2010/TT –BTC ngày 05/7/2010 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI LIỆU KẾ TOÁN BỊ HỦY HOẠI, BỊ MẤT
DO CÁC NGUYÊN NHÂN KHÁCH QUAN
Ngày …..tháng…… năm ……
Số: ………….
Căn cứ Quyết định số :……..ngày ……tháng ……năm…… của ……………………………….
III – Kết luận của Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán :
|
Trong đó:
Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị gồm các thành phần sau:
1. Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban;
2. Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán): Phó ban;
3. Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát của đơn vị: Thành viên;
4. Đại diện các bộ phận có liên quan (như: Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, …): Thành viên;
5. Toàn bộ cán bộ phòng Tài chính – Kế toán: Thành viên;
6. Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.
=>Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại không nhiều thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán có thể thành lập gọn nhẹ, chỉ bao gồm những thành viên chủ chốt, trực tiếp liên quan đến tài liệu kế toán đó.
4. Thời hạn báo cáo:
Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.
Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.
5. Xử phạt vi phạm hành chính:
– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi:
+ Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.
(Theo điểm g, khoản 2 điều 8 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán)
+ Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
(Theo điểm b, khoản 2 điều 15 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán)
+ Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
(Theo điểm d, khoản 2 điều 15 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán)
