TOP 9 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ miễn phí Update 11/2024

Bạn đang tìm kiếm các phần mềm trên máy tính để giúp quản lý văn bản, tài liệu và hồ sơ một cách hiệu quả, tốt nhất. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp cho các bạn TOP 9 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ miễn phí tốt nhất hiện nay.

TOP 9 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ miễn phí

1. DocEye: Phần mềm quản lý văn bản hiệu quả

DocEye là phần mềm quản lý văn bản hiệu quả có đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà các đơn vị và doanh nghiệp đều mong muốn. Phần mềm được xem là giải pháp toàn diện dành cơ mọi cơ quan, doanh nghiệp giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả làm việc và dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Thu nhận và phân loại thông tin tài liệu.
• Giúp người sử dụng cập nhật, chỉnh sửa, tạo việc từ file tài liệu cá nhân, đồng bộ thư mục và chia sẻ tài liệu với kho tài liệu chung, các phòng ban trong cùng hệ thống.
• Linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu của từng khách hàng về quá trình quản lý tài liệu.
• Quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn.
• Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.
• Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý,…)
• Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính,…)

2. giaduynguyen.com: Phần mềm quản lý văn bản, công văn miễn phí

giaduynguyen.com là phần mềm quản lý văn bản, công văn miễn phí với đầy đủ các chức năng quản lý công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ,… Giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức trong vấn đề quản lý văn bản. Ngoài ra phần mềm còn giúp người sử dụng trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên một cách nhanh chóng và kịp thời.

giaduynguyen.com – Phần mềm quản lý văn bản, công văn miễn phí

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Giao diện thuần việt dễ dàng sử dụng.
• Hỗ trợ thu nhận và phân loại thông tin tài liệu.
• Thông tin được bảo mật an toàn.
• Tiết kiệm chi phí vận hành.
• Tìm kiếm và thống kê tài liệu nhanh chóng.

3. CloudOffice: Phần mềm quản lý văn bản

CloudOffice là phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet.

CloudOffice: Phần mềm quản lý văn bản

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành và tiến độ xử lý công việc.
• Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn.
• Cho phép đính file nội dung văn bản kèm theo tiêu đề của văn bản.
• Cho phép người dùng khi xem văn bản có thể thực hiện bình luận hoặc đưa ra ý kiến cá nhân liên quan đến văn bản.
• Cho phép phân loại văn bản theo các chủ đề khác nhau phù hợp với lĩnh vực hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
• Cho phép lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện phê duyệt xử lý văn bản đến ngay trên phần mềm với khả năng chỉ đạo đối với từng đơn vị cụ thể.
• Cho phép gửi văn bản tới các đơn vị cấp dưới hoặc nhận văn bản từ đơn vị cấp dưới hoặc đơn vị khác
• Khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet dễ dàng.
• Phân hệ cá nhân giúp người dùng tùy biến sử dụng, tạo lập các tính năng cho riêng cá nhân sử dụng.

4. codedao.com: Phần mềm quản lý văn bản miễn phí

Hiện nay, hầu hết các cơ quan tổ chức vẫn lưu trữ văn thư dưới dạng văn bản giấy từ năm này qua năm khác. Do đó, theo thời gian số lượng văn bản càng tăng lên dẫn đến việc lưu trữ và tìm kiếm vô cùng khó khăn. Để giải quyết những vấn đề đó đã có codedao.com là phần mềm có thể hỗ trợ cho việc lưu trữ và tra cứu văn thư một cách hiện đại, bảo mật, nhanh chóng và chính xác nhất.

codedao.com – Phần mềm quản lý văn bản miễn phí

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng.
• Giúp việc theo dõi và xử lý văn thư kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
• Hỗ trợ việc tra cứu nhanh chóng tất cả các văn bản, công văn từ xưa đến nay.
• Tra cứu văn bản, công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau như: Loại văn bản, Ký hiệu, Ngày ban hành, Nơi ban hành, Nội dung tóm tắt,…
• Lưu trữ công văn kèm theo file đính kèm. Tất cả các file đính kèm đều được mã hóa.
• Có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.

5. Faceworks: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Bạn có rất nhiều văn bản, giấy tờ nhưng không biết lưu trữ, sắp xếp thế nào cho hợp lý, tránh thất lạc và muốn tìm kiếm văn bản khi cần để phục vụ nhanh chóng cho công việc nhưng bạn không thể thống kê, phân loại các tài liệu, văn bản một cách thủ công vì số lượng quá lớn. Tất cả những vấn đề trên và nhiều vấn đề khác nữa sẽ được giải quyết với giải pháp Faceworks: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

Faceworks: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách tập trung và bảo mật.
• Tìm kiếm và truy cập văn bản nhanh chóng, dễ dàng với nhiều tiêu chí đa dạng.
• Quản lý hồ sơ, tài liêu, lưu trữ đầy đủ và khoa học, sắp xếp văn bản theo từng loại văn bản, từng thời kì, sắp xếp thống kê theo từng vụ việc.
• Hỗ trợ đính kèm file kèm với tên file lưu trữ trên phần mềm, dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm, dễ dàng truy cập để xem nội dung của văn bản.
• Cập nhật văn bản đến, văn bản đi, thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm.
• Hệ thống thông báo, cảnh báo qua trang chủ phần mềm, SMS, Email các văn bản cần gửi hay cần soạn thảo, hoặc những văn bản người dùng cần lưu ý.

6. DMS Lạc Việt: Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ

DMS Lạc Việt là phần mềm quản lý tài liệu, văn bản và hồ sơ lưu trữ được thiết kế dành cho cơ quan doanh nghiệp, tổ chức,… nhằm mục đích quản lý, thu thập và xử lý hồ sơ lưu trữ,… Phần mềm gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê,…

DMS Lạc Việt: Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Giao diện được thiết kế đơn giản, thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng.
• Cung cấp hai chức năng tìm kiếm: tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao. Có thể xuất kết quả tìm kiếm ra tập tin excel nhằm tái sử dụng cho các hoạt động xử lý công việc.
• Hồ sơ lưu trữ được quản lý theo nhiều kho khác nhau như kho chuyên dụng, kho tạm​,…
• Thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê các dữ liệu dễ dàng.
• Phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ.
• Hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện.

7. C-Office: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

C-Office là phần mềm quản lý văn bản và điều hành và là giải pháp văn phòng điện tử cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp một môi trường làm việc cộng tác với hơn 20 tính năng ứng dụng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website phục vụ mọi hoạt động trong ứng dụng văn phòng điện tử. Ngoài ra phần mềm còn số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả công việc cao.

C-Office: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Quản lý công việc, nhắc việc: bao gồm toàn bộ các công việc điều hành thông qua ứng dụng quản lý công văn, quản lý giao việc và các công việc liên quan đến dự án, hợp đồng,…
• Quản lý công văn: kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của tổ chức, biết được văn bản nào ai đang xử lý, chưa xử lý, văn bản quá hạn,…
• Quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm,…
• Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung của tổ chức như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.
• Cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức.
• Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email.

8. EFY: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

EFY là phần mềm quản lý văn bản và điều hành hỗ trợ công tác điều hành tác nghiệp và quản lý xử lý văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ công việc trong các cơ quan hành chính Nhà nước. Phần mềm EFY hỗ trợ số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp quản lý quy trình nghiệp vụ thu thập và lưu trữ thông tin văn bản với hiệu quả công việc cao.

EFY: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Giao diện được thiết kế đơn giản, chương trình thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và tăng tính chuyên nghiệp.
• Thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê các dữ liệu dễ dàng.
• Cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức.
• Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách tập trung và bảo mật.

9. IBOM: Phần mềm quản lý văn bản

IBOM là phần mềm quản lý văn bản hỗ trợ công tác quản lý văn bản, tài liệu của các cơ quan, doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên. Với phần mềm IBOM người dùng dễ dàng truy cập, tra cứu thông tin văn bản đến, văn bản đi, văn bản ban phát và kiểm soát, quản lý chặt chẽ các tài liệu văn bản lưu trữ.

IBOM: Phần mềm quản lý văn bản

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Luân chuyển xử lý văn bản theo quy trình của doanh nghiệp.
• Tự động lưu sổ văn bản phát hành, tích hợp sổ văn bản đến của phòng, ban, đơn vị thành viên hay dự án.
• Tự động lưu vết và theo dõi đầy đủ quá trình xử lý.
• Hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo từ khóa, cơ quan ban hành, ngày ban hành,…
• Hỗ trợ tìm kiếm full text theo nội dung file đính kèm, hỗ trợ tìm kiếm trên file pdf 1 lớp.
• Hỗ trợ cá nhân tiếp nhận văn bản chỉ đạo, thông báo,…

Bài viết trên đã tổng hợp cho các bạn TOP 9 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ miễn phí. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu có bất kì phản hồi gì thì hãy để lại bình luận phía bên dưới nhé!